Motor PDF RH®: reconstrução inteligente de dados de RH a partir de documentos PDF

Quando o banco de dados não está disponível, a migração ainda é possível.

Durante muitos anos, projetos de migração de sistemas de RH e Folha de Pagamento possuíam uma limitação bastante conhecida: quando o banco de dados do sistema legado era perdido, corrompido ou simplesmente não estava mais disponível, a migração tornava-se extremamente complexa ou, em muitos casos, inviável.

Era comum encontrar empresas que possuíam apenas documentos em PDF, utilizados para consultas ou validações internas, como fichas de registro, fichas financeiras, folhas de pagamento, recibos de férias e termos de rescisão.

Até pouco tempo, esses documentos serviam apenas para conferência manual.

Foi pensando nesse cenário que a Audpay desenvolveu o Motor PDF RH®, uma tecnologia proprietária capaz de identificar, interpretar e estruturar informações presentes em documentos de RH, reconstruindo bases de dados para projetos de migração.

O desafio

Nem sempre o banco de dados do sistema legado está disponível.

Em muitos projetos encontramos situações como:

• fornecedor do sistema encerrou as atividades;

• banco de dados indisponível;

• backup inexistente;

• acesso bloqueado ao ambiente antigo;

• apenas documentos históricos em PDF.

Tradicionalmente, esse cenário exigia semanas ou até meses de digitação manual.

O Motor PDF RH® foi desenvolvido justamente para reduzir esse esforço, estruturando automaticamente as informações contidas nos documentos.

Como funciona

O processamento ocorre em cinco etapas.

1. Leitura dos documentos

O motor identifica automaticamente os documentos enviados pelo cliente.

Exemplos:

• Ficha de Registro

• Ficha Financeira

• Folha Mensal

• Recibo de Férias

• Relatório de Férias

• TRCT (Termo de Rescisão)

Cada tipo de documento possui um parser especializado.

2. Identificação do layout

Após reconhecer o documento, o Motor PDF RH® identifica seu layout e aplica regras específicas de leitura.

Isso permite interpretar corretamente diferentes estruturas de documentos, preservando a organização original das informações.

3. Estruturação dos dados

As informações deixam de ser apenas texto em PDF e passam a formar uma base estruturada.

Entre os dados que podem ser reconstruídos estão:

• cadastro de colaboradores;

• dados contratuais;

• históricos salariais;

• históricos de função;

• dependentes;

• jornadas de trabalho;

• férias;

• afastamentos;

• eventos financeiros;

• bases de INSS;

• bases de FGTS;

• bases de IRRF;

• verbas rescisórias.

4. Auditoria e validação

Todos os registros são organizados em estruturas próprias, permitindo auditoria completa durante o projeto de migração.

Cada informação mantém rastreabilidade do documento de origem, facilitando conferências e validações.

5. Preparação para migração

Após estruturados, os dados podem ser exportados para bancos SQL ou arquivos intermediários utilizados nos processos de migração executados pela Audpay.

Documentos atualmente suportados

O Motor PDF RH® está sendo continuamente ampliado durante projetos reais de migração.

Atualmente contempla estruturas como:

• Ficha de Registro;

• Ficha Financeira;

• Folha Mensal;

• Recibo de Férias;

• Relatório de Férias;

• TRCT (Rescisão).

Novos layouts são incorporados continuamente conforme novos projetos são executados.

Quando utilizar o Motor PDF RH®

Esta tecnologia é indicada principalmente quando:

• o banco de dados do sistema legado não está disponível;

• existem apenas documentos em PDF;

• é necessário reconstruir informações históricas;

• há necessidade de validar dados migrados;

• o sistema anterior foi descontinuado;

• a documentação existente representa a única fonte confiável de informação.

Muito além da leitura de PDFs

O Motor PDF RH® não foi desenvolvido como uma ferramenta genérica de OCR.

Seu objetivo é reconstruir informações de RH preservando a lógica dos documentos, organizando os dados em estruturas próprias para projetos de migração.

Isso significa que o foco não está apenas em reconhecer textos, mas em compreender o contexto das informações, separando colaboradores, eventos, históricos, períodos, bases de cálculo e demais elementos necessários para a reconstrução da base.

Parte da Plataforma de Engenharia de Migração da Audpay

O Motor PDF RH® integra o conjunto de motores proprietários desenvolvidos pela Audpay para diferentes cenários de migração de dados.

Entre eles:

• Motor Backup SQL®

• Motor Acesso Remoto SQL®

• Motor APIs®

• Motor Arquivos Nativos®

• Motor Planilhas®

• Motor XML eSocial®

• Motor Híbrido®

• Motor PDF RH®

Cada motor foi desenvolvido para atender uma realidade específica de obtenção de dados, permitindo que projetos de migração sejam conduzidos mesmo em cenários complexos.

Tecnologia construída em projetos reais

O Motor PDF RH® está sendo desenvolvido e homologado utilizando documentos reais empregados em projetos de migração conduzidos pela Audpay.

Essa abordagem permite evoluir continuamente a tecnologia, incorporando novos layouts, regras de negócio e validações conforme diferentes sistemas e cenários são encontrados.

Mais do que extrair informações de documentos, o objetivo é transformar arquivos PDF em uma base estruturada, auditável e preparada para suportar projetos de migração de sistemas de RH e Folha de Pagamento.

Precisa migrar um sistema de RH, mas não possui mais acesso ao banco de dados?

Entre em contato com a Audpay. Nossa equipe avalia a documentação disponível e verifica a viabilidade técnica para reconstrução da base de dados, permitindo que o projeto de migração avance mesmo quando a única fonte de informação são documentos em PDF.