Quem está conferindo 100% dos dados da sua migração?
Em todo projeto de migração existe uma etapa fundamental entre a carga dos dados e o aceite definitivo: a homologação pelo cliente.
Na teoria, essa etapa deveria confirmar se as informações utilizadas no sistema legado estão corretamente disponíveis no novo sistema.
Na prática, porém, muitas empresas não conseguem executar uma homologação completa.
O motivo nem sempre é falta de conhecimento. Às vezes falta tempo. Em outros casos, faltam pessoas disponíveis, metodologia, ferramentas ou recursos no próprio sistema legado. Há ainda empresas que simplesmente preferem não mobilizar RH, Departamento Pessoal e TI para uma atividade intensa que será realizada pontualmente durante o projeto.
O resultado é conhecido: uma etapa que deveria ser fundamental acaba sendo realizada parcialmente, por amostragem ou, em alguns projetos, praticamente não acontece.
Foi para assumir essa atividade que a Audpay estruturou o serviço de Homologação de Dados.
A homologação é uma etapa do cliente
Quem conhece os dados históricos, os processos e as informações utilizadas na operação é o cliente.
Por isso, depois de uma migração, é necessário conferir o resultado a partir daquilo que efetivamente existia e era utilizado no sistema anterior.
Salários, cargos, históricos, férias, afastamentos, dependentes, ficha financeira e demais informações previstas no projeto precisam encontrar correspondência no novo ambiente.
O problema começa quando transformamos essa necessidade em trabalho operacional.
Quem vai gerar todos os relatórios?
Quem vai organizar os arquivos?
Quem vai conferir milhares de registros?
Quem vai comparar campo por campo?
Quem vai documentar as divergências?
Quem vai produzir as evidências para o aceite?
Em grandes projetos, responder a essas perguntas significa mobilizar uma quantidade considerável de horas das equipes do cliente.
Por que a homologação completa muitas vezes não acontece?
O projeto de implantação já exige atenção das áreas envolvidas.
RH e Departamento Pessoal precisam validar processos, participar de reuniões, configurar regras, executar testes e continuar mantendo a operação normal da empresa.
TI possui suas próprias demandas relacionadas à implantação, integrações, acessos, infraestrutura e segurança.
Nesse contexto, a homologação dos dados disputa recursos com todas as outras atividades do projeto.
Além disso, existem outros obstáculos.
O cliente pode não possuir uma metodologia estruturada de homologação.
Pode saber exatamente o que precisa conferir, mas não ter pessoas disponíveis para executar o trabalho.
Pode possuir um volume de informações que torne a conferência manual impraticável.
Ou o próprio sistema legado pode dificultar a extração das informações necessárias.
É nesse cenário que uma atividade fundamental começa a ser reduzida para caber no tempo disponível.
Homologação de Dados como serviço
A proposta da Audpay é simples:
o cliente não precisa executar sozinho todo o trabalho necessário para homologar seus dados.
A Audpay assume a operação da homologação, desde a obtenção das evidências no sistema legado até a estruturação, processamento, comparação e apresentação dos resultados.
Quando necessário e previsto no projeto, nossa equipe pode acessar o próprio sistema legado para gerar relatórios, PDFs, planilhas, arquivos TXT e demais evidências necessárias.
O objetivo é trabalhar com a informação pela visão do usuário.
Ou seja, utilizar aquilo que o cliente efetivamente conseguia consultar, emitir e reconhecer no sistema anterior como referência para conferir o novo ambiente.
Uma fonte independente para a conferência
Um princípio importante da homologação é separar a fonte utilizada para produzir a migração da fonte utilizada para conferir seu resultado.
Se uma migração foi produzida a partir de determinado banco de dados, simplesmente utilizar a mesma extração como única referência de conferência reduz a independência da validação.
Por isso, a Homologação de Dados busca construir suas evidências a partir da visão operacional do sistema legado.
Podem ser utilizados, conforme o projeto:
- relatórios;
- PDFs;
- planilhas;
- arquivos TXT;
- fichas;
- demonstrativos;
- consultas;
- documentos e demais evidências disponibilizadas pelo sistema.
Essas informações formam uma fonte de comparação com os dados encontrados no sistema de destino.
Do relatório ao dado estruturado
Outro desafio está no formato dessas evidências.
Um relatório PDF, por exemplo, foi criado para ser lido por uma pessoa, não necessariamente para ser comparado automaticamente com milhões de informações existentes em um banco de dados.
É aí que entra a tecnologia.
A Audpay coleta essas evidências e transforma as informações necessárias em dados estruturados.
Imagine uma relação de funcionários extraída do sistema legado.
Após o tratamento, podemos construir uma estrutura lógica:
FUNCIONARIOS_LEGADO
Em seguida, extraímos e estruturamos as informações correspondentes no novo sistema:
FUNCIONARIOS_DESTINO
Agora temos duas fontes estruturadas e preparadas para serem confrontadas.
É essa arquitetura que permite transformar uma atividade predominantemente manual em um processo de homologação orientado por dados.
O Motor de Homologação Audpay
Com as duas fontes estruturadas, entra em operação o Motor de Homologação Audpay.
Sua função é executar os critérios de comparação definidos para cada conjunto de informações e confrontar os dados do legado com os dados encontrados no destino.
O princípio é:
LEGADO × DESTINO × RESULTADO
Em vez de depender exclusivamente de uma pessoa abrindo duas telas e conferindo registro por registro, o motor executa os cruzamentos de forma estruturada.
Isso permite trabalhar com grandes volumes e realizar a validação sobre 100% dos dados contemplados no escopo de homologação.
Não é amostragem. É homologação completa.
Esse é um dos principais conceitos do serviço.
A Homologação de Dados foi concebida para percorrer de A a Z as informações previstas no escopo contratado.
Cada estrutura possui seus critérios de comparação e os registros correspondentes são processados pelo Motor de Homologação.
Os resultados podem ser classificados, por exemplo, como:
CONFORME
A informação do destino corresponde à evidência do legado.
ATENÇÃO
A informação apresenta uma condição que necessita de análise.
DIVERGENTE
Existe diferença entre a evidência encontrada no legado e a informação apresentada no destino.
Com isso, a equipe pode concentrar sua análise principalmente nas exceções identificadas pelo processo.
Evidência, não apenas uma conclusão
Dizer que uma base foi homologada não é suficiente.
É necessário demonstrar o que foi conferido.
Por isso, um dos principais entregáveis do serviço é o Book de Homologação.
O documento consolida os resultados e evidências produzidos durante o projeto, permitindo visualizar a relação:
LEGADO | DESTINO | RESULTADO
O cliente passa a ter uma documentação estruturada do processo executado, das informações conferidas e das divergências eventualmente identificadas.
Essa documentação serve como suporte para análise, tratamento das ocorrências e decisão sobre o aceite dos dados.
Quando contratar a Homologação de Dados?
A resposta mais simples seria: sempre que uma migração precisar ser homologada e o cliente não quiser ou não puder executar internamente todo esse processo.
Existem diferentes razões para isso.
O cliente pode não saber como estruturar uma homologação completa.
Pode saber fazer, mas não possuir tempo.
Pode possuir conhecimento e metodologia, mas não ter equipe disponível.
Pode enfrentar limitações no sistema legado.
Pode considerar inadequado mobilizar profissionais durante semanas para uma atividade pontual.
Pode ter um volume de dados que torne a conferência manual inviável.
Ou pode simplesmente decidir terceirizar essa responsabilidade operacional para uma empresa especializada em dados de RH e Folha de Pagamento.
Em todos esses casos, a necessidade é a mesma:
a homologação precisa acontecer.
Quem realizou a migração não muda a necessidade de homologar
A Homologação de Dados é independente do serviço de migração.
Ela pode ser contratada para projetos executados por fabricantes de software, consultorias, parceiros de implantação, equipes internas ou empresas especializadas em migração.
O ponto central não é quem migrou.
É quem vai executar a homologação completa que o cliente precisa realizar antes de aceitar os dados.
Por isso, migração e homologação podem ser tratadas como dois projetos distintos, com objetivos, responsabilidades, metodologia, cronograma e entregáveis próprios.
O cliente pode contratar apenas a migração, apenas a homologação ou ambos os serviços.
Resultados e benefícios
Ao terceirizar a Homologação de Dados, o cliente transforma uma atividade que poderia consumir grande quantidade de horas internas em um processo estruturado, tecnológico e documentado.
Entre os principais resultados estão:
- validação de 100% dos dados previstos no escopo;
- utilização de evidências provenientes da visão do usuário;
- comparação estruturada entre legado e destino;
- identificação objetiva de conformidades, pontos de atenção e divergências;
- menor dependência de conferências manuais;
- redução da necessidade de mobilização das equipes internas;
- rastreabilidade sobre aquilo que foi conferido;
- documentação das evidências;
- direcionamento da equipe para as exceções encontradas;
- maior segurança para o aceite dos dados.
A migração termina na carga. A homologação termina na evidência.
Importar os dados para um novo sistema é uma etapa.
Comprovar que aquilo que existia no legado está corretamente representado no destino é outra.
E essa segunda etapa exige tempo, pessoas, metodologia, tecnologia e documentação.
A Homologação de Dados Audpay foi criada para assumir esse trabalho.
Coletamos as informações pela visão do usuário, estruturamos as evidências do legado, estruturamos os dados do destino, processamos as comparações através do Motor de Homologação e entregamos os resultados documentados.
Legado × Destino × Resultado.
100% dos dados previstos no escopo. Evidências para um aceite seguro.
