O medo das planilhas ainda impede muitas empresas de trocar o sistema de folha de pagamento
Quando uma empresa decide trocar o sistema de folha de pagamento ou contratar um novo BPO, normalmente existe uma expectativa de modernização, ganho de produtividade e melhoria dos processos.
Entretanto, antes mesmo da implantação começar, uma preocupação costuma surgir:
"Vamos ter que preencher todas aquelas planilhas novamente?"
Em muitos projetos, infelizmente, essa preocupação faz sentido.
Quando a migração se transforma em digitação
É comum que fornecedores disponibilizem layouts de importação em Excel ou CSV para facilitar o cadastro inicial.
Esses layouts são importantes e fazem parte do processo de implantação.
O problema surge quando a responsabilidade de preencher centenas ou milhares de registros recai totalmente sobre o cliente.
Funcionários.
Dependentes.
Cargos.
Salários.
Horários.
Eventos.
Centros de custo.
Departamentos.
Históricos.
Em vez de migrar informações existentes, muitas empresas acabam reconstruindo seus cadastros manualmente.
O custo invisível
Além do tempo gasto, existe outro fator pouco percebido.
Quanto maior a quantidade de informações digitadas manualmente, maior a possibilidade de inconsistências.
Uma simples divergência em uma data, salário ou matrícula pode gerar retrabalho durante toda a implantação.
Em empresas com centenas ou milhares de colaboradores, esse processo pode consumir semanas de trabalho.
É justamente por isso que muitas empresas adiam a troca de sistema
Não é raro encontrar organizações que permanecem utilizando sistemas antigos simplesmente porque acreditam que a migração será complexa demais.
O receio de perder informações ou de precisar reconstruir todo o cadastro acaba adiando projetos importantes de modernização.
Na prática, o problema nem sempre está na implantação.
Está na preparação dos dados.
Os dados já existem
Na maioria dos casos, essas informações já estão armazenadas em algum lugar.
Elas podem estar em:
- banco de dados;
- backups;
- XMLs do eSocial;
- arquivos nativos do sistema;
- APIs;
- planilhas;
- documentos PDF;
- ou em diferentes fontes ao mesmo tempo.
O desafio não é redigitar essas informações.
O desafio é identificar onde elas estão e como recuperá-las.
Engenharia de Migração de Dados
É exatamente nesse ponto que entra a Engenharia de Migração de Dados.
Antes de iniciar qualquer projeto, é possível analisar as fontes disponíveis e definir a melhor estratégia de extração.
Dependendo do cenário, grande parte das informações pode ser recuperada automaticamente, reduzindo significativamente o trabalho manual da equipe responsável pela implantação.
Cada projeto possui uma realidade diferente
Não existe uma única forma de migrar dados.
Enquanto algumas empresas possuem acesso completo ao banco de dados, outras contam apenas com XMLs do eSocial ou documentos em PDF.
Por isso, diferentes tecnologias podem ser utilizadas de forma independente ou combinada.
Na Audpay, essa abordagem é realizada através dos Motores de Migração, capazes de trabalhar com diferentes origens de dados conforme as características de cada projeto.
Conclusão
Trocar o sistema de folha de pagamento ou contratar um novo BPO não precisa significar semanas preenchendo planilhas.
Quando existe uma estratégia adequada para recuperação dos dados existentes, a implantação torna-se mais rápida, mais segura e muito menos dependente de digitação manual.
Mais do que importar informações, uma boa migração começa entendendo onde os dados realmente estão.
