Migração de Dados de Folha de Pagamento: principais dúvidas e respostas
Trocar um sistema de RH ou Folha de Pagamento envolve uma etapa crítica: garantir que as informações necessárias do ambiente atual possam ser extraídas, transformadas, migradas e validadas no novo sistema.
Mas de quais sistemas é possível migrar? É necessário acesso ao banco de dados? E quando não existe um layout pronto? É possível utilizar planilhas ou dados do eSocial? Como migrar históricos e ficha financeira? Como saber se os dados chegaram corretamente ao destino?
Neste FAQ, a Audpay responde às principais dúvidas sobre extração, conversão, migração, saneamento, importação, validação e homologação de dados de RH e Folha de Pagamento.
Resumo rápido
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A migração pode ocorrer entre diferentes sistemas de RH e Folha de Pagamento, mesmo quando não existe um conector pronto entre origem e destino.
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A viabilidade depende das possibilidades de acesso e extração na origem e dos requisitos, estruturas, layouts e mecanismos de carga disponíveis no destino.
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Bancos de dados, acesso remoto, APIs, arquivos nativos, planilhas, XML do eSocial, documentos estruturados e estratégias híbridas podem ser utilizados como fontes.
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Cadastros, históricos trabalhistas, ficha financeira e outras informações podem fazer parte do escopo.
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Migração e homologação podem ser realizadas independentemente de quem esteja conduzindo a implantação do novo sistema.
1. O que é migração de dados de Folha de Pagamento?
Migração de dados de Folha de Pagamento é o processo de extrair informações de um ambiente de origem, analisar sua estrutura, mapear e transformar os dados e prepará-los para a carga no sistema de destino.
O processo pode envolver cadastros de empresas e colaboradores, estruturas organizacionais, cargos, históricos contratuais, afastamentos, férias, dependentes, ficha financeira e diversas outras informações.
Uma migração completa não deve ser confundida com uma simples exportação e importação de arquivos. Dependendo do projeto, é necessário interpretar tabelas e campos, construir relacionamentos, estabelecer regras de De/Para, converter códigos e estruturas e validar o resultado.
2. De quais sistemas a Audpay consegue migrar dados?
A Audpay atua com diferentes sistemas de RH, Departamento Pessoal, HCM e Folha de Pagamento. A possibilidade de realizar uma migração não depende apenas de já termos trabalhado anteriormente com uma determinada combinação de sistemas.
Para avaliar um projeto, analisamos separadamente a origem dos dados e o sistema de destino.
No sistema de origem, avaliamos:
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onde e como os dados estão armazenados;
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quais informações estão disponíveis;
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estrutura de tabelas, campos e relacionamentos, quando aplicável;
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formas disponíveis de acesso e extração;
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bancos de dados, APIs, arquivos, planilhas, relatórios ou outras fontes disponíveis;
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período, volume, completude e qualidade dos dados.
No sistema de destino, avaliamos:
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quais informações precisam ser migradas;
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estrutura e requisitos dos dados esperados;
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layouts disponíveis para importação;
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regras, formatos e relacionamentos exigidos pelo novo sistema;
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mecanismos disponíveis para carga ou importação;
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critérios necessários para validação e homologação dos dados.
A partir dessa análise, definimos como os dados da origem serão extraídos, mapeados, transformados e convertidos para a estrutura exigida pelo sistema de destino.
Por isso, a lista de sistemas apresentada no site representa plataformas e arquiteturas com as quais a Audpay já teve experiência, mas não limita nossa atuação.
Mesmo quando uma determinada origem ou destino ainda não foi trabalhada anteriormente, podemos analisar tecnicamente o cenário e definir a viabilidade e a estratégia adequada para a migração.
3. É possível migrar de qualquer sistema para qualquer sistema?
Em muitos cenários, sim. Porém, a viabilidade técnica não depende apenas do nome dos sistemas envolvidos.
Na origem, é necessário existir uma forma viável de acessar ou extrair as informações necessárias. No destino, é necessário entender como esses dados deverão ser estruturados e quais mecanismos estão disponíveis para recebê-los.
Por isso, a Audpay não limita sua atuação a uma lista fechada de combinações previamente desenvolvidas entre sistemas.
Se os dados necessários podem ser obtidos na origem e existe uma forma tecnicamente viável de estruturá-los e carregá-los no destino, o projeto pode ser analisado.
4. E se o sistema de origem não estiver na lista da Audpay?
Isso não significa que a migração não possa ser realizada.
A lista disponível no site apresenta sistemas e arquiteturas com os quais a Audpay já teve experiência. Novas origens podem ser analisadas tecnicamente.
Nesse cenário, estudamos onde estão as informações, como podem ser acessadas, como estão estruturadas e qual estratégia pode ser utilizada para extraí-las e transformá-las.
Essa capacidade de analisar novas fontes e estruturas faz parte do trabalho de engenharia de dados aplicado às migrações.
5. E se o sistema de destino não estiver na lista da Audpay?
Também podemos avaliar o projeto.
Nesse caso, é necessário entender como o sistema de destino recebe informações: layouts de importação, APIs, ferramentas próprias de carga, estruturas intermediárias ou outros mecanismos disponibilizados pelo fabricante ou responsável pela implantação.
Também analisamos campos obrigatórios, formatos, códigos, relacionamentos e demais requisitos necessários para preparar os dados corretamente.
Portanto, tanto novas origens quanto novos destinos podem ser objeto de análise técnica.
6. A Audpay precisa ter um conector pronto entre os dois sistemas?
Não necessariamente.
Uma migração não precisa depender exclusivamente de um conector previamente desenvolvido entre o sistema de origem e o sistema de destino.
A Audpay pode analisar as estruturas disponíveis na origem e desenvolver as regras necessárias para transformar os dados conforme os requisitos do destino.
Isso permite trabalhar com diferentes combinações de sistemas sem depender exclusivamente de integrações previamente existentes.
→ Migração entre Sistemas de Folha
7. Como os dados são extraídos do sistema antigo?
A forma de extração depende da arquitetura e das possibilidades oferecidas pelo sistema de origem.
Entre as estratégias possíveis estão:
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acesso direto ou remoto ao banco de dados;
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APIs;
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arquivos nativos;
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exportações realizadas pelo próprio sistema;
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planilhas;
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XML do eSocial;
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documentos estruturados;
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combinação de diferentes fontes.
Não existe uma única estratégia adequada para todos os projetos.
A melhor fonte é definida considerando acesso, completude, qualidade, volume e confiabilidade das informações disponíveis.
→ Como Exportar Dados de um Sistema de Folha
8. É necessário ter acesso ao banco de dados?
Não.
O acesso ao banco de dados pode ser uma excelente fonte e, em determinados projetos, permite trabalhar diretamente com as estruturas existentes no sistema legado.
Porém, nem sempre esse acesso está disponível.
Quando isso acontece, outras estratégias podem ser utilizadas, como arquivos exportados pelo sistema, planilhas, APIs, XML do eSocial, relatórios e outras fontes estruturadas.
Em alguns projetos, a melhor solução pode ser híbrida, combinando diferentes fontes para obter as informações necessárias.
9. É possível realizar uma migração utilizando planilhas?
Sim.
Planilhas podem ser utilizadas como fonte de dados, principalmente quando o sistema legado possui recursos de exportação ou quando as informações já foram preparadas pelo cliente ou fornecedor.
Entretanto, disponibilizar uma planilha não elimina necessariamente a necessidade de analisar sua estrutura, mapear campos, converter códigos e adequar os dados às regras do sistema de destino.
A qualidade, estrutura e completude das informações fornecidas continuam sendo fundamentais para o resultado da migração.
10. É possível utilizar os dados do eSocial em uma migração?
Sim.
O eSocial possui um conjunto relevante de informações cadastrais, contratuais, históricas e de remuneração que pode ser utilizado como fonte em determinados projetos.
Dependendo do escopo, seus eventos podem contribuir para reconstruir ou complementar informações necessárias ao novo ambiente.
Entretanto, o eSocial não deve ser considerado automaticamente um substituto integral da base do sistema legado. É necessário analisar quais informações estão disponíveis e se elas atendem ao escopo necessário para a implantação.
A Audpay também possui uma solução específica para extração, organização e disponibilização dessas informações por meio do Motor XML eSocial 2.0.
11. O que precisa ser considerado no eSocial durante a troca do sistema de Folha de Pagamento?
A troca do sistema não envolve apenas as informações armazenadas internamente na Folha de Pagamento.
Também é necessário considerar a continuidade dos processos relacionados ao eSocial.
Cadastros, vínculos, alterações contratuais, afastamentos, remunerações e outros eventos já transmitidos fazem parte do histórico dos trabalhadores e podem precisar ser considerados na preparação do novo ambiente.
Por isso, as informações existentes na origem, os dados já transmitidos ao eSocial e os requisitos do novo sistema devem ser analisados de acordo com o escopo da implantação.
12. Quais dados de RH e Folha de Pagamento podem ser migrados?
O escopo depende das necessidades da implantação e das informações disponíveis na origem.
Um projeto pode envolver, entre outros:
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empresas e filiais;
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estabelecimentos;
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estruturas organizacionais;
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cargos;
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colaboradores;
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dependentes;
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dados contratuais;
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históricos salariais;
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históricos de cargos;
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históricos de locais e centros de custo;
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afastamentos;
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férias;
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horários;
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informações admissionais;
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ficha financeira;
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outras informações históricas necessárias ao novo sistema.
O escopo deve ser definido antes da execução para determinar quais informações serão extraídas, transformadas, carregadas e validadas.
13. É possível migrar históricos trabalhistas?
Sim.
Históricos são uma das partes mais importantes de muitos projetos de migração de Folha de Pagamento.
Alterações salariais, cargos, afastamentos, férias, mudanças contratuais, horários e outras movimentações podem precisar ser preservadas no novo ambiente.
O desafio é que origem e destino nem sempre armazenam essas informações da mesma maneira.
Por isso, pode ser necessário interpretar as estruturas do legado, reconstruir relacionamentos e transformar os dados conforme o modelo esperado pelo sistema de destino.
14. É possível migrar a ficha financeira dos colaboradores?
Sim.
A ficha financeira é um dos históricos mais relevantes em uma migração de Folha de Pagamento.
O processo pode envolver extração das competências, identificação das rubricas, valores, referências, tipos de cálculo e demais informações necessárias, seguida da conversão para a estrutura esperada pelo sistema de destino.
Depois da carga, é importante validar se competências, colaboradores, rubricas e valores chegaram corretamente ao novo ambiente.
→ Ficha Financeira na Migração de Folha
15. Quantos anos de histórico podem ser migrados?
Não existe um limite único aplicável a todos os projetos.
O período pode ser definido conforme a necessidade do cliente, disponibilidade das informações na origem, requisitos da implantação e possibilidades do sistema de destino.
Há projetos que exigem somente informações atuais e outros em que vários anos de históricos e ficha financeira precisam ser preservados.
Por isso, o período histórico é uma das informações consideradas na definição do escopo da migração.
16. É possível perder dados durante a troca do sistema de Folha de Pagamento?
Uma migração planejada deve identificar previamente quais informações precisam ser preservadas e como elas serão tratadas no novo ambiente.
Entretanto, nem toda informação existente no sistema legado necessariamente faz parte do escopo ou possui estrutura equivalente no sistema de destino.
Por isso, antes da migração é importante definir:
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quais informações serão migradas;
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qual período histórico será considerado;
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quais dados serão validados;
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quais informações não serão carregadas no novo sistema;
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como informações que precisam ser preservadas, mas não migradas, continuarão disponíveis para consulta.
O objetivo não deve ser simplesmente “levar tudo”, mas garantir que as informações necessárias ao novo ambiente e ao negócio sejam corretamente identificadas e tratadas.
17. Os dados precisam estar saneados antes da migração?
Depende da estratégia adotada.
Quando existem inconsistências conhecidas na origem, realizar o saneamento antes da carga pode melhorar significativamente a qualidade do resultado.
Em alguns projetos, os dados podem ser extraídos e disponibilizados em estruturas intermediárias para que o próprio cliente analise e corrija determinadas informações antes da importação definitiva.
O importante é definir claramente onde a correção acontecerá, quais dados serão tratados e quem será responsável pelo saneamento.
Migrar informações inconsistentes sem esse alinhamento pode apenas transferir problemas do sistema antigo para o novo.
→ Saneamento de Dados antes da Migração
18. Migração de dados e saneamento de dados são a mesma coisa?
Não.
A migração tem como objetivo transportar e transformar as informações necessárias da origem para o destino, realizando as adequações exigidas pelas diferenças entre os sistemas.
O saneamento busca identificar e corrigir inconsistências existentes nos próprios dados.
Os dois processos podem fazer parte do mesmo projeto, mas precisam ter responsabilidades e critérios claramente definidos.
Uma transformação necessária para adequar uma informação à estrutura do novo sistema não significa necessariamente que o dado original estava incorreto.
19. Qual a diferença entre importar dados e realizar uma migração completa?
Importar dados significa carregar informações em um sistema utilizando layouts ou mecanismos disponibilizados pelo destino.
Uma migração completa começa antes dessa etapa.
Dependendo do cenário, pode envolver análise da origem, extração, mapeamento de tabelas e campos, relacionamentos, regras de De/Para, transformação, conversão, saneamento quando previsto no escopo, preparação das cargas e validação.
Portanto, a importação pode ser uma das etapas de uma migração.
Existem projetos em que o preenchimento de layouts de importação atende perfeitamente à necessidade. Em outros, principalmente quando existem grandes volumes, históricos, diferentes fontes ou diferenças significativas entre as estruturas dos sistemas, pode ser necessária uma estratégia mais ampla de migração.
20. Como os dados são carregados no sistema de destino?
A estratégia depende dos recursos disponibilizados pelo sistema de destino.
Os dados podem ser preparados para layouts de importação, APIs, ferramentas próprias do sistema ou outros mecanismos disponíveis no ambiente de destino.
Antes disso, é necessário converter as informações da origem para atender aos campos, formatos, códigos, relacionamentos e regras esperados pelo novo sistema.
Por isso, conhecer apenas a origem não é suficiente. Uma migração precisa considerar também como o destino espera receber os dados.
21. Quem deve validar os dados depois da migração?
A validação deve envolver critérios técnicos e, quando necessário, usuários que conheçam as informações e regras de negócio.
Uma carga tecnicamente concluída não significa automaticamente que todos os dados estão corretos.
É importante comparar informações da origem com o destino, conferir quantidades, históricos, valores e regras de consistência, utilizando amostras ou a totalidade das informações conforme a criticidade e a metodologia definida para o projeto.
A homologação deve ser tratada como uma etapa relevante da transição para o novo ambiente.
22. Como saber se os dados migrados estão corretos?
A melhor forma é utilizar evidências objetivas de validação.
Isso pode envolver comparações entre origem e destino, totalizadores, quantidades de registros, valores financeiros, regras de consistência e relatórios específicos.
Quanto maior a rastreabilidade entre aquilo que existia na origem e o que foi carregado no destino, maior a capacidade de identificar divergências antes da entrada em produção.
A Audpay possui também um serviço específico de homologação de dados para apoiar esse processo.
→ Homologação de Dados em Migrações de Folha
23. A Audpay pode homologar uma migração realizada por outra empresa?
Sim.
O serviço de homologação pode ser contratado independentemente de quem realizou a migração.
Isso permite que empresas, fabricantes, software houses, canais, consultorias, BPOs e equipes de implantação tenham uma camada adicional de conferência dos dados carregados.
Essa atuação é especialmente útil quando o cliente não possui equipe, conhecimento técnico ou disponibilidade para executar uma validação detalhada.
A homologação independente também contribui para separar quem executou a transformação e a carga de quem está realizando determinadas conferências sobre o resultado.
→ Motor de Homologação de Dados
24. A migração dos dados substitui a validação da Folha no novo sistema?
Não.
São processos diferentes.
A homologação da migração busca verificar se os dados definidos no escopo chegaram corretamente ao sistema de destino.
Já a validação dos cálculos da Folha envolve parametrizações, fórmulas, incidências, regras e configurações do novo sistema, normalmente sob responsabilidade das equipes envolvidas na implantação e do cliente.
Portanto, ter dados corretamente migrados é fundamental para uma implantação, mas não substitui os testes funcionais e de cálculo do novo ambiente.
25. É necessário manter acesso ao sistema antigo depois da migração?
Depende do escopo da migração e das informações transferidas para o novo ambiente.
Antes da desativação do sistema legado, é importante verificar se os dados necessários foram migrados, homologados ou preservados por outra estratégia.
Informações que não façam parte do escopo da migração podem precisar permanecer disponíveis para consulta conforme necessidades operacionais, históricas, legais ou de auditoria da empresa.
Por isso, a desativação definitiva do ambiente anterior deve ser planejada somente após a conclusão das validações e da definição da estratégia de preservação das informações necessárias.
26. A Audpay precisa fazer a implantação do novo sistema?
Não.
A Audpay pode atuar especificamente na camada de dados enquanto a implantação do sistema é conduzida pelo fabricante, software house, canal, consultoria, BPO, equipe interna ou outro parceiro.
Esse modelo permite separar as especialidades existentes dentro do projeto.
Sua equipe implanta. Nós migramos.
A Audpay pode assumir as atividades relacionadas aos dados previstas no escopo e trabalhar de forma integrada ao cronograma e à metodologia da implantação.
27. Quem deve ser responsável pela migração dos dados em um projeto de implantação?
A responsabilidade pode variar conforme o modelo adotado.
A migração pode ser executada pelo fabricante, software house, canal, consultoria, equipe interna, empresa responsável pela implantação ou por uma empresa especializada em migração de dados.
A Audpay atua justamente nessa camada especializada.
Dessa forma, a equipe responsável pela implantação pode permanecer concentrada em parametrização, processos, treinamento e entrada em produção, enquanto a Audpay assume as atividades relacionadas à migração previstas no escopo do projeto.
28. A Audpay trabalha com software houses, canais, consultorias, BPOs e escritórios contábeis?
Sim.
A Audpay pode atuar diretamente para empresas que estão trocando seus sistemas ou como parceira especializada de fabricantes, software houses, canais, revendas, consultorias, BPOs e escritórios contábeis.
O trabalho pode ser integrado à metodologia e ao cronograma do parceiro, inclusive em modelos nos quais a Audpay atua nos bastidores do projeto.
Isso permite ampliar a capacidade de execução de migrações sem que a equipe responsável pela implantação precise internalizar toda a especialização necessária para diferentes sistemas de origem.
29. É possível contratar somente a migração de dados?
Sim.
A migração pode ser contratada como um serviço especializado dentro de um projeto maior de implantação ou troca de sistema.
Não é necessário transferir para a Audpay a responsabilidade por toda a implantação.
Essa separação permite que cada participante assuma a atividade em que possui maior especialização: implantação, parametrização, processos, integrações, migração, validação ou homologação.
30. É possível realizar a migração em etapas?
Sim.
Dependendo do cronograma da implantação, a migração pode ser dividida em ondas.
Por exemplo, um projeto pode priorizar inicialmente estruturas organizacionais e cadastros, depois colaboradores e históricos e, posteriormente, ficha financeira.
Em outros cenários, existe a necessidade de concentrar a migração em uma janela específica.
A estratégia deve acompanhar as necessidades da implantação e considerar também as dependências existentes entre os diferentes conjuntos de dados.
31. Quanto tempo leva uma migração de dados de Folha de Pagamento?
O prazo varia conforme o escopo e a complexidade do projeto.
Quantidade de empresas e colaboradores, volume histórico, ficha financeira, quantidade de estruturas a converter, forma de acesso aos dados, complexidade da origem, requisitos do destino, quantidade de cargas e janela disponível para execução podem influenciar o cronograma.
Existem projetos que permitem janelas muito curtas de migração e outros que precisam ser executados em etapas.
Por isso, a estratégia e o prazo devem ser definidos a partir das características reais de cada projeto.
32. Quanto custa uma migração de dados de Folha de Pagamento?
O valor depende das características de cada projeto.
Entre os fatores que podem influenciar estão:
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quantidade de empresas;
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quantidade de vínculos;
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período histórico;
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volume de ficha financeira;
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quantidade e complexidade das estruturas;
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sistema e fonte de dados de origem;
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sistema de destino;
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método de extração;
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necessidade de saneamento;
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quantidade de cargas;
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escopo de validação e homologação.
Por isso, a avaliação comercial deve considerar o escopo e a complexidade real da migração, e não somente a quantidade de colaboradores.
33. Como saber se uma migração é tecnicamente viável?
A análise começa por três pontos principais:
1. Origem: onde estão os dados, quais informações existem e como elas podem ser acessadas ou extraídas.
2. Dados: qual o volume, período, estrutura, completude e qualidade das informações necessárias ao projeto.
3. Destino: quais informações precisam ser carregadas, quais estruturas e regras precisam ser atendidas e quais layouts, APIs ou mecanismos de importação estão disponíveis.
A partir dessas informações, é possível definir uma estratégia de extração, transformação e carga e identificar eventuais limitações antes do início do projeto.
Mesmo que determinado sistema de origem ou destino ainda não tenha sido trabalhado anteriormente pela Audpay, o cenário pode ser analisado tecnicamente.
34. Por que contratar a Audpay para realizar a migração e homologação dos dados?
Migrar dados de RH e Folha de Pagamento exige conhecimento de tecnologia e engenharia de dados, mas também conhecimento sobre Folha de Pagamento, Departamento Pessoal e as regras de negócio existentes por trás das informações.
A Audpay reúne essas especialidades.
Nossa atuação é especializada em projetos de migração, conversão e homologação de dados, trabalhando com diferentes sistemas, tecnologias, bancos de dados, layouts e formas de extração e importação.
Entre nossos principais diferenciais estão:
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Especialização em RH e Folha de Pagamento: entendemos não apenas tabelas e campos, mas também o significado das informações que estão sendo migradas.
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Mais de 25 anos de experiência em RH e Folha: conhecimento funcional aplicado à interpretação e transformação dos dados.
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Experiência em diferentes sistemas e arquiteturas: mais de 80 sistemas e tecnologias já mapeados.
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Experiência comprovada em projetos: mais de 270 projetos realizados e mais de 180 mil vidas processadas.
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Metodologia adaptável: a estratégia é definida conforme origem, destino, fontes disponíveis, volume de dados, prazo e características da implantação.
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Independência tecnológica: não estamos vinculados a um único fabricante ou sistema.
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Diferentes formas de obtenção dos dados: banco de dados, acesso remoto, APIs, arquivos nativos, planilhas, XML do eSocial, documentos estruturados e estratégias híbridas podem ser utilizados conforme o cenário.
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Migração e homologação: podemos atuar tanto na transformação e preparação dos dados quanto na conferência das informações migradas.
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Rastreabilidade: utilizamos critérios e evidências que apoiam o acompanhamento e a validação dos dados processados.
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Atuação integrada: podemos trabalhar junto ao cliente, fabricante, software house, canal, consultoria, BPO, escritório contábil ou equipe responsável pela implantação.
A Audpay não precisa assumir a implantação do novo sistema para participar do projeto.
Podemos assumir especificamente a camada de dados, integrando nosso trabalho à equipe responsável pela implantação.
Sua equipe implanta. Nós migramos.
Ainda tem dúvidas sobre sua migração de dados?
Cada projeto possui características próprias.
Sistemas, bancos de dados, fontes de informação, históricos, formas de acesso, layouts de importação e requisitos do destino podem mudar significativamente de um cenário para outro.
Se sua empresa está trocando o sistema de RH ou Folha de Pagamento, ou se sua equipe é responsável pela implantação de clientes e precisa de apoio especializado na camada de dados, a Audpay pode analisar o cenário.
Seu sistema não está em nossa lista? Isso não significa que não podemos trabalhar com ele.
Analisamos as possibilidades de extração na origem, as características dos dados e os requisitos de carga no destino para definir a viabilidade e a estratégia adequada para cada projeto.
Fale com a Audpay e apresente o cenário da sua migração.
