Conversão de Dados de Folha de Pagamento: como transformar dados entre diferentes sistemas
Trocar um sistema de Folha de Pagamento não significa simplesmente retirar informações de uma plataforma e carregá-las em outra.
Entre a origem e o destino existe uma etapa fundamental: a conversão dos dados.
Cada sistema pode armazenar colaboradores, históricos, férias, afastamentos, cargos, rubricas e informações financeiras de maneiras diferentes.
Uma informação que possui determinado código, formato ou relacionamento no sistema antigo pode precisar assumir uma estrutura completamente diferente no novo sistema.
Por isso, em uma Migração de Dados de Folha de Pagamento, extrair os dados é apenas o começo.
É necessário entender, transformar, relacionar e preparar essas informações para que possam ser utilizadas pelo sistema de destino.
O que é conversão de dados de Folha de Pagamento?
Conversão de dados é o processo de transformar informações extraídas de um sistema para uma estrutura compatível com outro sistema.
Imagine um histórico salarial.
No sistema de origem, ele pode estar armazenado em uma tabela contendo:
-
matrícula;
-
data da alteração;
-
salário;
-
motivo;
-
código da estrutura salarial.
O sistema de destino pode exigir:
-
empresa;
-
tipo de colaborador;
-
matrícula;
-
data da alteração;
-
novo salário;
-
motivo convertido;
-
sequência histórica.
A informação representa o mesmo fato: uma alteração salarial.
Mas sua representação técnica é diferente.
A conversão cria a ponte entre essas duas estruturas.
Migração e conversão de dados são a mesma coisa?
Não exatamente.
A conversão normalmente é uma das etapas da migração.
De forma simplificada, um projeto pode envolver:
Extração → Saneamento → Conversão → Importação → Homologação
Na extração, os dados são obtidos da origem.
No saneamento, inconsistências e informações que precisam de tratamento podem ser identificadas e corrigidas.
Na conversão, os dados são transformados para a estrutura necessária ao novo sistema.
Na importação, essas informações são carregadas no ambiente de destino.
E na Homologação de Dados em Migrações de Folha de Pagamento, verificamos se aquilo que deveria chegar realmente chegou de maneira consistente.
Portanto:
extrair não é converter;
converter não é importar;
importar não é homologar.
São atividades relacionadas, mas com objetivos diferentes.
Por que dados de Folha precisam ser convertidos?
Porque sistemas de Folha de Pagamento e HCM não utilizam necessariamente os mesmos modelos de dados.
Mesmo quando dois sistemas armazenam exatamente a mesma informação funcional, a estrutura técnica pode ser diferente.
Isso acontece com:
-
códigos;
-
tabelas;
-
tipos de dados;
-
relacionamentos;
-
chaves;
-
identificadores;
-
regras de negócio;
-
campos obrigatórios;
-
históricos;
-
estruturas organizacionais.
Um cargo identificado como 105 na origem, por exemplo, pode ser o cargo 27 no destino.
Uma empresa 001 pode tornar-se 100.
Um centro de custo pode possuir códigos completamente diferentes.
Uma rubrica pode mudar de identificação.
É por isso que uma migração normalmente exige a construção de DE/PARAs, regras de transformação e relacionamentos entre origem e destino.
O que é um DE/PARA em uma conversão de dados?
DE/PARA é um relacionamento utilizado para informar que determinado valor existente na origem corresponde a outro valor no destino.
Exemplo:
| Origem | Destino |
|---|---|
| Cargo 105 | Cargo 27 |
| Filial 01 | Filial 100 |
| Sindicato 003 | Sindicato 12 |
| Centro de custo ADM | Centro de custo 1001 |
Esse relacionamento pode parecer simples quando analisamos poucos registros.
O desafio aparece quando existem centenas ou milhares de códigos e múltiplas dependências entre eles.
Além disso, nem todo DE/PARA é apenas uma substituição de código.
Em determinados cenários, a conversão depende de:
-
empresa;
-
estabelecimento;
-
categoria do trabalhador;
-
data;
-
situação;
-
tipo de contrato;
-
regras específicas do destino.
Por isso, o processo precisa considerar contexto e regra de negócio, e não somente substituir valores.
Quais dados podem precisar de conversão?
Praticamente qualquer informação contemplada no escopo de uma migração pode exigir algum tipo de transformação.
Entre os exemplos estão:
Dados cadastrais
-
colaboradores;
-
dependentes;
-
dados pessoais;
-
documentos;
-
endereços;
-
contatos;
-
informações bancárias.
Estruturas organizacionais
-
empresas;
-
filiais;
-
departamentos;
-
centros de custo;
-
locais;
-
postos de trabalho;
-
cargos;
-
funções.
Históricos
-
salários;
-
cargos;
-
departamentos;
-
jornadas;
-
sindicatos;
-
alterações contratuais;
-
afastamentos;
-
férias.
Dados financeiros
-
ficha financeira;
-
eventos;
-
rubricas;
-
bases;
-
referências;
-
proventos;
-
descontos;
-
valores históricos.
A Ficha Financeira na Migração de Folha de Pagamento merece atenção especial porque pode envolver anos de movimentações financeiras e relacionamentos entre eventos dos dois sistemas.
Como os dados são extraídos para uma conversão?
Não existe uma única forma.
A maneira de obter os dados depende da arquitetura e das possibilidades oferecidas pelo sistema de origem.
Entre as fontes possíveis estão:
-
banco de dados;
-
backup do banco;
-
acesso remoto;
-
APIs;
-
arquivos nativos;
-
arquivos de exportação;
-
planilhas;
-
relatórios;
-
XML do eSocial;
-
PDFs;
-
combinação de diferentes fontes.
8 formas de extrair dados de sistemas legados
Em alguns projetos existe acesso completo ao banco.
Em outros, o fornecedor disponibiliza somente arquivos ou relatórios.
Também existem cenários nos quais o sistema antigo não está mais disponível ou o cliente não consegue obter uma base estruturada.
Nesses casos, outras fontes podem participar da estratégia de reconstrução das informações.
É necessário conhecer o banco de dados do sistema antigo?
Não necessariamente.
Ter acesso e conhecimento da estrutura do banco pode facilitar determinados projetos, mas essa não é a única maneira de realizar uma migração.
É possível trabalhar com diferentes fontes de dados.
O ponto central é conseguir identificar:
qual informação existe;
onde ela está;
como ela está representada;
como deve ser interpretada;
e como precisa chegar ao destino.
Em sistemas sem documentação adequada, pode ser necessário realizar análise técnica e engenharia reversa da estrutura existente.
Portfólio Técnico de Migração de Dados
É necessário conhecer o sistema de destino?
Sim.
Conhecer apenas a origem não é suficiente para uma conversão.
É preciso saber como o destino espera receber as informações.
Isso pode envolver:
-
layouts de importação;
-
APIs;
-
estruturas intermediárias;
-
regras de carga;
-
sequências;
-
dependências;
-
campos obrigatórios;
-
códigos previamente cadastrados;
-
tratamentos específicos da plataforma.
É justamente aqui que existe uma diferença importante entre extração e conversão.
A extração procura obter corretamente aquilo que existe.
A conversão precisa transformar aquilo que existe em algo que o novo sistema consiga interpretar.
É possível converter dados entre sistemas diferentes?
Sim.
E essa é justamente a realidade da maior parte dos projetos de troca de plataforma.
Os sistemas não precisam utilizar o mesmo banco de dados, tecnologia ou arquitetura.
A origem pode trabalhar com uma estrutura e o destino com outra completamente diferente.
O trabalho de conversão existe justamente para construir essa compatibilidade.
A Audpay já trabalhou com diferentes sistemas e arquiteturas de Folha de Pagamento e RH. Sistemas
Isso permite que uma mesma metodologia de migração seja adaptada a diferentes cenários de origem e destino.
É necessário criar uma conversão diferente para cada combinação de sistemas?
Existem particularidades em cada projeto, mas não significa que todo cenário precise começar do zero.
Uma metodologia de conversão pode utilizar componentes reaproveitáveis, motores de extração, bancos intermediários, regras parametrizáveis e estruturas de transformação.
A arquitetura da origem determina como os dados podem ser obtidos e interpretados.
O sistema de destino determina como essas informações precisam ser preparadas e entregues.
Entre os dois existe uma camada de conversão.
Esse modelo permite atender diferentes combinações de plataformas sem tratar cada migração como um processo totalmente artesanal.
Como funciona uma conversão de dados na prática?
Um fluxo simplificado pode ser dividido em algumas etapas.
1. Entendimento do escopo
Primeiro é necessário definir o que será migrado.
Por exemplo:
-
somente colaboradores ativos;
-
ativos e desligados;
-
históricos;
-
férias;
-
afastamentos;
-
ficha financeira;
-
dependentes;
-
estruturas organizacionais.
Sem um escopo claro, não existe como definir corretamente a conversão.
2. Análise da origem
Depois é necessário identificar onde estão as informações e como obtê-las.
Nesta etapa podem ser analisados bancos, arquivos, relatórios, APIs, XMLs ou outras fontes.
3. Extração
Os dados são retirados da origem e levados para uma estrutura de trabalho.
4. Saneamento
Inconsistências podem ser identificadas antes da transformação.
Por exemplo:
-
CPF inválido;
-
códigos inexistentes;
-
datas inconsistentes;
-
registros duplicados;
-
relacionamentos incompletos;
-
informações obrigatórias ausentes.
Saneamento de Dados antes da Migração
5. Construção dos DE/PARAs
São definidos os relacionamentos necessários entre códigos e estruturas.
6. Transformação
As regras de conversão são aplicadas.
Campos podem ser:
-
convertidos;
-
concatenados;
-
separados;
-
padronizados;
-
recalculados;
-
relacionados;
-
complementados;
-
descartados quando não fazem parte do escopo.
7. Preparação para o destino
O resultado é estruturado conforme o método utilizado pelo novo sistema.
Pode ser um:
-
arquivo;
-
conjunto de planilhas;
-
layout;
-
banco intermediário;
-
payload de API;
-
outro formato necessário à carga.
8. Importação
Os dados são processados pelo sistema de destino.
9. Homologação
Depois das cargas, os resultados precisam ser confrontados.
Homologação de Dados em Migrações de Folha de Pagamento
É essa etapa que ajuda a responder se os dados convertidos e importados chegaram corretamente.
Conversão de dados é apenas uma mudança de formato?
Não.
Essa é uma das principais diferenças entre uma conversão simples de arquivos e uma conversão de dados de Folha de Pagamento.
Transformar CSV em Excel, XML em tabela ou texto em outro formato não significa necessariamente converter corretamente a informação para outro sistema.
A conversão pode envolver semântica.
Ou seja: compreender o que determinado dado significa.
Imagine que o sistema antigo possui um campo com os valores:
1, 2 e 3.
Sem conhecimento da regra, são apenas números.
Depois da análise, descobrimos que representam:
1 = mensalista
2 = horista
3 = comissionista
O sistema de destino pode representar essas mesmas categorias com outros códigos.
Portanto, a conversão precisa compreender o significado antes de transformar o valor.
E quando o sistema antigo não possui documentação?
Esse é um cenário comum em sistemas legados.
Podem existir:
-
tabelas sem descrição;
-
campos com nomes técnicos;
-
códigos sem documentação;
-
relacionamentos implícitos;
-
regras construídas ao longo de muitos anos.
Nesses casos, o processo pode exigir engenharia reversa.
A análise combina estrutura técnica, conteúdo dos dados, relatórios do sistema e conhecimento funcional de Folha de Pagamento para interpretar corretamente as informações.
Portfólio Técnico de Migração de Dados
É justamente por isso que conhecimento de banco de dados, isoladamente, não resolve todos os problemas de uma migração de Folha.
Também é necessário compreender o domínio funcional.
O eSocial pode ajudar na conversão?
Sim, dependendo das informações necessárias e do período disponível.
Os eventos do eSocial podem fornecer dados relevantes sobre vínculos, alterações contratuais, afastamentos, remunerações e outras informações trabalhistas.
Eles podem ser utilizados como fonte principal em determinados cenários ou como complemento de outras fontes.
Entretanto, eSocial e Folha de Pagamento não são exatamente a mesma base.
Nem toda informação existente no sistema de Folha está necessariamente disponível no eSocial.
Por isso, a estratégia precisa avaliar quais dados podem ser recuperados e quais precisam vir de outras fontes.
Como saber se uma conversão foi realizada corretamente?
Não basta observar se o arquivo final foi gerado.
O resultado precisa ser validado.
Algumas perguntas são fundamentais:
Todos os registros esperados foram convertidos?
Os DE/PARAs foram aplicados corretamente?
Alguma informação foi perdida durante a transformação?
Os históricos mantiveram suas datas e sequências?
Os valores financeiros correspondem à origem?
O destino recebeu todos os registros?
É por isso que conversão e homologação precisam estar conectadas.
Homologação de Dados em Migrações de Folha de Pagamento
Quem pode realizar a conversão de dados?
A conversão pode ser executada pela equipe interna, pelo fabricante do novo sistema, por um canal, consultoria, BPO ou por uma empresa especializada.
O modelo depende da estrutura do projeto.
Existem também situações nas quais a equipe responsável pela implantação prefere concentrar-se na configuração e parametrização do novo ambiente e terceirizar a parte de dados.
Nesse modelo, uma empresa especializada pode assumir atividades como:
extração → tratamento → conversão → preparação das cargas → homologação.
White Label para Migração de Dados
Isso também permite que canais, consultorias e BPOs ampliem sua capacidade de execução sem necessariamente manter internamente uma estrutura especializada em dezenas de arquiteturas legadas.
Conversão de Dados Audpay
A Audpay atua exclusivamente com dados de RH, Departamento Pessoal e Folha de Pagamento.
A metodologia combina conhecimento funcional de Folha com tecnologia para trabalhar com diferentes fontes, estruturas e sistemas.
Dependendo do projeto, a atuação pode envolver:
-
análise da arquitetura de origem;
-
extração;
-
saneamento;
-
estruturação;
-
construção de DE/PARAs;
-
transformação;
-
conversão;
-
preparação dos dados para o destino;
-
apoio às cargas;
-
homologação.
Como Funciona a Migração Audpay
A empresa trabalha com dezenas de arquiteturas de sistemas de Folha e RH, permitindo atuar em diferentes cenários de origem e destino.
O serviço também pode ser realizado em parceria com fabricantes, canais, consultorias e empresas de BPO.
Precisa converter dados de um sistema de Folha para outro?
Se sua empresa está implantando uma nova plataforma, internalizando a Folha, recebendo um novo cliente de BPO ou precisa transformar uma base legada para outro sistema, a conversão pode ser uma das etapas mais importantes do projeto.
Antes de preparar dezenas de layouts manualmente, vale avaliar:
qual é a melhor fonte para obter os dados;
quanto precisa ser transformado;
quais relacionamentos precisam ser construídos;
e como o resultado será homologado depois da carga.
A Audpay pode atuar desde a extração até a conversão e homologação dos dados.
Sua equipe implanta. A Audpay cuida dos dados.
