Implantar um novo sistema de folha de pagamento ou HCM é um projeto estratégico. Normalmente, a atenção está voltada para parametrizações, treinamentos, homologações e entrada em produção.
Entretanto, antes que qualquer uma dessas etapas aconteça, existe um trabalho que pode determinar o sucesso de todo o projeto: a preparação dos dados que serão migrados.
Em muitos projetos, essa responsabilidade acaba ficando com a própria empresa contratante.
À primeira vista, essa decisão pode parecer natural. Afinal, ninguém conhece melhor os dados do que a própria empresa.
Na prática, porém, essa atividade costuma gerar desafios que nem sempre são considerados no planejamento do projeto.
A preparação dos dados concorre com a operação diária
A equipe de Recursos Humanos e Departamento Pessoal continua tendo todas as suas responsabilidades do dia a dia.
Enquanto o projeto acontece, a folha precisa ser processada, admissões e desligamentos continuam ocorrendo, férias precisam ser calculadas, eventos do eSocial devem ser transmitidos, obrigações legais precisam ser cumpridas e colaboradores continuam necessitando atendimento.
Ou seja, a preparação dos dados não substitui essas atividades. Ela passa a disputar tempo com toda a operação normal da empresa.
É comum que profissionais precisem dividir sua atenção entre manter a rotina funcionando e atender às demandas do projeto de implantação.
Conhecer folha de pagamento é diferente de preparar dados para migração
Os profissionais de RH e Departamento Pessoal normalmente possuem amplo conhecimento sobre:
- legislação trabalhista;
- folha de pagamento;
- benefícios;
- eSocial;
- convenções coletivas;
- processos internos da empresa.
Esse conhecimento é indispensável para validar uma migração.
Entretanto, preparar dados para importação exige outro conjunto de competências.
É necessário entender estruturas de bancos de dados, relacionamentos entre tabelas, regras de extração, transformação de informações, tratamento de inconsistências, layouts de importação e processos de ETL (Extract, Transform and Load).
São atividades técnicas diferentes das competências normalmente desenvolvidas pelas equipes de RH e Departamento Pessoal.
Quando a responsabilidade passa para a TI
Algumas empresas optam por direcionar essa atividade para sua equipe de Tecnologia da Informação.
Embora essa alternativa possa parecer mais adequada do ponto de vista técnico, ela também possui impactos importantes.
A equipe de TI deixa de atuar em projetos internos, melhorias de infraestrutura, segurança, suporte aos usuários e outras iniciativas estratégicas para dedicar horas ou semanas a uma atividade que, na maioria dos casos, será executada apenas uma única vez.
Isso representa investimento de tempo, utilização de recursos internos e um custo que muitas vezes não aparece diretamente no orçamento do projeto, mas existe.
A sensação de "estar trabalhando para o fornecedor"
Existe ainda um aspecto pouco discutido.
Mesmo quando o contrato deixa claro que a preparação dos dados é responsabilidade do cliente, é comum que parte da equipe tenha a percepção de que está realizando um trabalho necessário para que o novo fornecedor consiga implantar sua solução.
Essa sensação pode reduzir o engajamento da equipe e gerar questionamentos como:
"Estamos dedicando semanas de trabalho para entregar informações que serão utilizadas pelo fornecedor. Será que essa é realmente a melhor utilização do nosso tempo?"
Não se trata de discutir responsabilidades contratuais, mas de avaliar se essa distribuição de esforços faz sentido do ponto de vista operacional.
Uma alternativa cada vez mais adotada
Nos últimos anos, muitas organizações passaram a separar claramente as responsabilidades do projeto.
O cliente continua sendo o responsável por validar seus dados, esclarecer regras de negócio e aprovar o resultado final.
Já a preparação técnica das informações passa a ser executada por uma equipe especializada em migração de dados.
Essa abordagem permite que cada participante do projeto permaneça concentrado naquilo em que gera mais valor.
Conclusão
A implantação de um novo sistema não depende apenas de um bom software ou de uma equipe experiente de implantação.
Ela também depende da qualidade dos dados que chegam ao novo ambiente.
Antes de decidir quem será responsável por preparar essas informações, vale refletir sobre o impacto dessa atividade na rotina do RH, do Departamento Pessoal e da TI.
Em muitos casos, manter as equipes internas focadas em suas atividades estratégicas e contar com uma Camada de Migração de Dados especializada pode reduzir retrabalho, preservar a produtividade da operação e contribuir para um processo de implantação mais previsível.
