Em projetos de implantação de sistemas de RH, HCM e Folha de Pagamento, existe uma modalidade bastante comum: a implantação com carga de dados por importação.
Na proposta comercial, ela pode parecer uma alternativa simples e econômica. O sistema disponibiliza layouts de importação, o cliente prepara os arquivos e a equipe de implantação realiza a carga.
Tecnicamente, o processo funciona.
O problema começa quando a decisão é tomada olhando apenas para o valor da implantação, sem que o cliente tenha clareza sobre o esforço, os custos indiretos e o impacto no cronograma necessários para preparar esses dados.
E essa descoberta, muitas vezes, acontece tarde demais.
O projeto foi vendido. Só depois RH e TI descobrem o que precisarão fazer.
Em muitos processos comerciais, quem participa da negociação não será necessariamente quem executará o projeto.
A contratação pode passar por Compras, diretoria, proprietário da empresa ou gestores que naturalmente não conhecem os detalhes técnicos de uma migração de dados.
A proposta é aprovada.
O contrato é assinado.
O projeto começa.
Então acontece a primeira reunião de alinhamento com as equipes que efetivamente participarão da implantação.
É nesse momento que RH e TI conhecem os layouts que deverão ser preparados.
Cadastro de colaboradores, dependentes, cargos, centros de custo, históricos contratuais, afastamentos, férias, ficha financeira, horários, escalas e diversas outras informações necessárias à implantação.
E surge a pergunta:
Quem vai preparar tudo isso?
Importar os dados é diferente de preparar os dados para importação
Esse é um ponto fundamental.
Quando um sistema disponibiliza recursos de importação, isso significa que ele possui mecanismos para receber dados estruturados em determinado formato.
Isso não significa que os dados existentes no sistema legado estejam automaticamente nesse formato.
Antes da importação pode existir um trabalho significativo de:
- identificação das informações no sistema legado;
- extração dos dados;
- entendimento das estruturas de origem;
- estudo dos layouts e da documentação do sistema destino;
- correspondência entre origem e destino;
- criação de DE/PARA;
- conversão de códigos;
- saneamento e tratamento dos dados;
- consolidação de históricos;
- adequação aos layouts;
- preenchimento ou geração dos arquivos;
- conferência;
- correção de inconsistências;
- geração de novas versões após validações.
Quando não existe um serviço de migração contratado, esse trabalho não desaparece. Ele apenas muda de responsável.
Normalmente, ele acaba chegando ao RH, Departamento Pessoal e TI do próprio cliente.
O custo invisível da implantação por importação
É justamente aqui que uma implantação aparentemente mais barata pode começar a apresentar custos que não estavam evidentes no momento da negociação.
O cliente normalmente compara o valor da proposta comercial.
Mas deveria comparar o custo total do projeto.
1. Tempo para entender os layouts
Antes de preparar qualquer informação, alguém precisa compreender o que o sistema destino espera receber.
Campos obrigatórios, formatos, códigos, relacionamentos, sequências de carga, regras de preenchimento e dependências entre informações precisam ser estudados.
Dependendo da quantidade de layouts, esse aprendizado pode consumir horas ou dias de profissionais que normalmente possuem outras responsabilidades dentro da empresa.
2. Tempo para estudar a documentação do sistema destino
O layout sozinho nem sempre responde todas as dúvidas.
É necessário consultar documentação, manuais, orientações técnicas e regras específicas do sistema destino.
O cliente passa, portanto, a investir tempo para adquirir conhecimento sobre um processo de migração que provavelmente será utilizado uma única vez: durante aquela implantação.
3. Custo do time de TI
A TI normalmente entra para localizar tabelas, entender estruturas do banco de dados, realizar consultas, gerar arquivos, extrair informações e apoiar tratamentos.
São profissionais técnicos retirados parcial ou integralmente de outras demandas da empresa.
Esse custo raramente aparece na proposta de implantação, mas existe.
Se dois profissionais de TI dedicarem dezenas de horas ao projeto, existe um custo interno mensurável associado a essa decisão.
4. Custo do time de RH e Departamento Pessoal
A TI conhece tecnologia e dados.
Mas nem sempre conhece profundamente as regras funcionais de Folha, RH e Departamento Pessoal.
Por isso, o RH precisa participar.
É necessário explicar históricos, identificar informações, validar códigos, conferir vínculos, interpretar situações funcionais, apoiar DE/PARA e validar os arquivos preparados.
Assim, aquilo que parecia ser apenas uma tarefa de “preencher layouts” começa a consumir também horas de analistas, especialistas, coordenadores e gestores de RH.
5. Reuniões, suporte e dúvidas
Durante a preparação surgem dúvidas.
Qual informação utilizar?
De onde extrair determinado campo?
Como preencher uma situação específica?
Qual código utilizar no sistema novo?
Como tratar históricos?
O arquivo foi rejeitado. O que precisa ser corrigido?
Isso gera reuniões, chamados, mensagens, análises e novas interações entre cliente e implantação.
Existe, portanto, outro custo pouco percebido: o tempo de comunicação e suporte necessário para que uma equipe que não realiza migrações rotineiramente consiga executar aquela atividade.
6. Retrabalho e ciclos de correção
Dificilmente todos os arquivos estarão corretos na primeira tentativa.
Um layout é preparado.
A carga é realizada.
Inconsistências são identificadas.
O arquivo retorna.
O cliente corrige.
Uma nova versão é gerada.
Outra carga acontece.
Quando existem vários layouts e dependências entre eles, esses ciclos podem se multiplicar.
Cada ciclo significa novas horas de TI, RH e equipe de implantação.
7. O custo de aprender algo que será feito uma única vez
Existe ainda uma questão importante de eficiência.
Quanto tempo vale a pena investir para que uma equipe interna aprenda um processo que provavelmente executará apenas uma vez?
A empresa precisa entender documentação, layouts, regras de importação, estruturas de dados e procedimentos específicos para realizar a migração daquele projeto.
Depois que o sistema entrar em produção, grande parte desse conhecimento específico de migração deixa de fazer parte da rotina dessas equipes.
Ou seja, existe um investimento significativo em uma competência temporária.
E existe outro custo ainda maior: o tempo
Enquanto os dados não estiverem preparados, o projeto pode não conseguir avançar para determinadas etapas.
Se a preparação que deveria levar algumas semanas se estender porque TI e RH precisam conciliar a atividade com suas demandas normais, o cronograma começa a ser pressionado.
E atraso também custa dinheiro.
Imagine um projeto SaaS já contratado.
A empresa pode já estar pagando mensalidades, licenças ou parcelas relacionadas ao novo sistema enquanto ainda não consegue utilizá-lo plenamente em produção.
Ao mesmo tempo, normalmente precisa manter o sistema legado funcionando.
Dependendo do cenário, durante o atraso podem coexistir:
custo do sistema antigo + custo do sistema novo + custo da equipe interna preparando os dados + custo operacional do próprio projeto.
Portanto, cada semana adicional de preparação pode possuir um impacto financeiro que não aparece quando se compara apenas o preço inicial da implantação.
O menor preço da implantação não significa necessariamente o menor custo do projeto
Esse é talvez o principal ponto dessa discussão.
Uma modalidade por importação pode reduzir o valor inicialmente contratado.
Mas parte do esforço simplesmente muda de lugar.
Em vez de estar dentro do projeto de implantação ou de uma frente especializada de migração, ele passa para a estrutura interna do cliente.
Por isso, antes da decisão, seria importante calcular:
Quantas pessoas serão envolvidas?
Quantas horas de TI serão necessárias?
Quantas horas de RH serão necessárias?
Quanto tempo será gasto entendendo layouts e documentação?
Quem realizará extrações, tratamentos e DE/PARA?
Quem corrigirá os arquivos rejeitados?
Quanto tempo essa preparação poderá acrescentar ao cronograma?
Qual é o custo mensal do novo sistema enquanto o projeto não entra em produção?
Será necessário manter custos paralelos com o sistema legado?
Quando essas variáveis entram na conta, a comparação deixa de ser simplesmente entre implantação mais barata ou mais cara.
Passa a ser uma comparação de custo total, esforço interno, risco e prazo.
Importação pode ser a escolha correta — desde que seja uma escolha consciente
Não existe problema em contratar uma implantação utilizando importação.
Para determinados projetos, ela pode ser a alternativa mais adequada.
O cliente pode possuir uma equipe técnica preparada, dados organizados, conhecimento profundo do sistema legado e capacidade para executar internamente a preparação dos arquivos.
Nesse cenário, a estratégia pode funcionar muito bem.
O ponto central é outro:
o cliente precisa saber exatamente o que está assumindo antes de assinar.
A decisão entre preparar internamente os dados ou contratar uma migração especializada deveria considerar não apenas preço, mas também capacidade técnica, disponibilidade das equipes, volume de históricos, complexidade do legado, prazo e custo total do projeto.
Uma reunião antes da contratação pode evitar um problema depois
Uma boa prática é envolver antecipadamente as áreas que efetivamente participarão da implantação.
Antes de fechar a modalidade exclusivamente por importação, algumas perguntas simples podem mudar completamente a percepção do projeto:
RH e TI sabem que serão responsáveis pela preparação dos dados?
Conhecem os layouts que precisarão entregar?
Existe equipe disponível para executar esse trabalho?
O sistema legado permite extrair todas as informações necessárias?
A empresa possui conhecimento técnico para transformar os dados de origem nos layouts do sistema destino?
O esforço interno foi considerado na decisão comercial?
O impacto de eventuais atrasos foi considerado no custo do projeto?
Se as respostas forem positivas, a importação pode seguir normalmente.
Se não forem, ainda existe tempo para avaliar uma estratégia especializada de migração.
Migração de dados não deve aparecer como uma surpresa no kickoff
Um projeto de implantação começa muito antes da primeira carga.
A estratégia de dados deveria ser definida ainda na fase comercial.
O cliente precisa compreender claramente três coisas:
o que será migrado, quem será responsável por preparar os dados e qual será o esforço necessário para isso.
Quando essas responsabilidades são discutidas antecipadamente, Comercial, implantação, RH, TI e cliente começam o projeto alinhados.
Quando não são, o problema aparece justamente no pior momento: depois da venda realizada, contrato assinado, cronograma iniciado e equipes mobilizadas.
Nesse estágio, uma decisão que inicialmente ajudou a reduzir o preço comercial pode se transformar em desgaste, atraso, custos internos e necessidade de renegociação.
Por isso, a discussão não deveria ser simplesmente:
“Vamos fazer por importação?”
A pergunta mais importante é:
“Quem vai transformar os dados que existem hoje nos dados que o novo sistema precisa receber — quanto isso vai custar e quanto tempo vai levar?”
Responder essas perguntas antes da assinatura pode mudar completamente o resultado do projeto.
Onde a Audpay entra nesse cenário
A Audpay atua justamente na etapa existente entre os dados disponíveis no sistema legado e os layouts necessários para implantação no sistema destino.
Quando o cliente não possui estrutura, disponibilidade ou conhecimento técnico para preparar internamente os arquivos, assumimos a frente de migração: entendimento da origem, extração, estruturação, transformação, DE/PARA, geração dos layouts e ciclos de ajustes necessários para disponibilizar os dados para carga.
O objetivo não é apenas retirar uma atividade das mãos do cliente.
É transformar uma etapa que seria executada uma única vez por equipes que precisam primeiro aprender como fazê-la em um processo conduzido por uma equipe especializada em migração de dados.
Assim, RH e TI podem concentrar seus esforços naquilo que efetivamente dependerá deles durante e depois da implantação, enquanto a equipe de implantação concentra seus esforços na nova solução.
Sua equipe implanta. A Audpay migra os dados.
