Você conhece todas as particularidades sobre o pagamento do benefício salário-família? 

Em nossos trabalhos de Auditoria Trabalhista Preventiva, é corriqueiro encontrarmos erros e passivos fiscais/previdenciários, no processo de gestão e pagamento do salário-família. Desta forma, vamos compartilhar um pouco da nossa experiência sobre o tema.

Neste artigo você vai conhecer os principais pontos sobre o benefício do salário-família, assim como os erros cometidos pelas empresas e/ou por seus fornecedores de serviços de folha de pagamento, conforme o caso.

O que é o Salário-Família?

Criado pela Lei 4.266/1963, e regulamentado pela Lei 8.213/1991 que dispõe sobre os planos de benefício da Previdência Social, é um benefício previdenciário, pagos aos trabalhadores empregados, na proporção do respectivo número de filhos e outras particularidades.

Quais os critérios de pagamento do salário-família?

Direito: O salário-família será devido, mensalmente, ao segurado empregado, inclusive o doméstico, e ao segurado trabalhador avulso, na proporção do respectivo número de filhos ou equiparados.

Valor da cota: O valor da cota do salário-família por filho ou equiparado é de R$ 59,82 (valor vigente para o ano 2023).

Limite de Remuneração: O valor é pago para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 1.754,18 (ano 2023).

Estes valores são atualizados anualmente, juntamente com a portaria/legislação que atualiza o salário de contribuição do INSS, geralmente no mês de janeiro de cada ano.

Idade limite filho ou equiparado: até 14 anos de idade ou inválido de qualquer idade.

A cota do salário-família é devida proporcionalmente aos dias trabalhados nos meses de admissão e demissão do empregado

Como é feito o pagamento?

Os valores são pagos, através de lançamento de eventos/rubricas na folha de pagamento (holerite) dos empregados, de acordo com a quantidade de filhos que estão na faixa de recebimento, bem como o valor da cota, atualizado no mês/ano da competência do pagamento.

Essas informações são enviadas para o eSocial no fechamento da folha de pagamento.

A responsabilidade do pagamento é da empresa/empregador, através da folha de pagamento,  e na DCTFweb, o valor do salário-família é compensado (deduzido) dos valores previdenciários devidos pela empresa.

Critérios para manutenção do benefício?

Para receber o benefício, o empregado deve apresentar na admissão:

* Certidão de nascimento do filho;

* Caderneta de vacinação ou equivalente, quando o dependente tiver até 6 anos de idade;

* Comprovação de invalidez, a cargo da perícia médica federal, em caso de dependente maior de 14 anos;

* Comprovante de frequência à escola, para os dependentes com 4 anos ou mais (para requerimentos a partir de 1º de julho de 2020);

* Termo de tutela expedido pelo juízo competente, em caso de menor tutelado;

* Documentos que comprovem a condição de enteado;

* Comprovação de dependência econômica, em caso de enteados ou menores tutelados;

Logo a empresa, deverá elaborar a ficha de salário-família e o termo de responsabilidade, colher assinatura do empregado e arquivar a documentação.

Anualmente, no mês de novembro, a empresa deve exigir a entrega da caderneta de vacinação obrigatória dos filhos, enteados ou menores tutelados com até 6 anos de idade;

Semestralmente, nos meses de maio e novembro, a empresa deve exigir a entrega da frequência escolar dos filhos, enteados ou menores tutelados com mais de 4 anos de idade.

A empresa deve orientar os empregados sobre os critérios de manutenção deste benefício, exigindo e fiscalizando a entrega e arquivamento desses, para fins de fiscalização.

Onde as empresas mais erram?

Na manutenção dos documentos anuais e semestrais. Muitas empresas por falta de conhecimento, ou de definição de processos, acabam exigindo a documentação apenas no ato da admissão.

Mas não exigem a documentação de manutenção, anual ou semestral conforme o caso, durante o vínculo de trabalho do empregado.

Exigência obrigatória para manutenção do pagamento do benefício e consequente dedução das contribuições previdenciárias devidas mensalmente.

Qual é o erro que passa despercebido?

É o pagamento do valor do salário-família no mês da admissão ou rescisão de contrato de trabalho. Em alguns casos, a empresa acaba realizando o pagamento para trabalhadores que não teriam direito, conforme a legislação vigente.

Vou exemplificar o caso:

Na data da elaboração deste artigo (06/2023) o valor do teto/limite do salário-família é de R$ R$ 1.754,18 e valor por filho/equiparado é R$ 59,82.

Já o texto que acompanha a legislação anual é o seguinte:

“§ 2º O direito à cota do salário-família é definido em razão da remuneração que seria devida ao empregado no mês, independentemente do número de dias efetivamente trabalhados”. (PORTARIA INTERMINISTERIAL MPS/MF Nº 26, DE 10 DE JANEIRO DE 2023.)

Perceba que o legislador alerta, que o limite da remuneração é a que “seria devida ao empregado no mês, independente do número de dias efetivamente trabalhados”.

O erro é não interpretar o texto, “que seria devido”.

Na prática, o que encontramos é o seguinte cenário.

Caso hipotético:

Salário Mensal: R$ 5.000,00

Dois filhos: 5 anos e 10 anos de idade;

Empregado admitido no dia 24 do mês de junho.

Salário Mensal 07/30 = R$ 1.166,67   ((5.000/30)*7)

Valor do salário-família pago no mês: R$ 27,92 (((59,82 * 2)/30)*7)

Neste caso, o salário-família não é devido e não deve ser pago.

Por mais que o valor da remuneração mensal (salário) ficou inferior ao limite do salário-família, o valor não é devido, pois a remuneração que “seria devida ao empregado no mês”, é o salário integral R$ 5.000,00.

Este cenário também pode acontecer no mês da rescisão, ao pagar o salário de salário proporcional na rescisão.

Já identificamos rescisão de contrato de trabalho, pagando salário-família, para trabalhadores com salário de R$ 48.000,00, com desligamento no dia 01 do mês, onde o saldo do salário de “um dia” 01/30, ficou em R$ 1.600,00.

Como identificar este erro?

Analisar a folha de colaboradores, com salários acima do teto do salário-família da época do pagamento, que possuem filhos menores de 14 anos cadastrados na folha de pagamento, e analisar a primeira folha de pagamento ou a rescisão de contrato de trabalho desses, conforme a exemplificação acima.

Como regularizar o pagamento?

Se o processamento da folha de pagamento é interna, o caminho é analisar com o fornecer de tecnologia de RH, a correta parametrização e correção.

Se a folha de pagamento é terceirizada, deve ser alinhado com o fornecedor do serviço a devida correção.

Qual é o desafio atual das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) neste cenário?

A legislação trabalhista brasileira é complexa, conforme pesquisas da Alight, o Brasil está entre os 20 países (19º lugar) em índice de complexidade da folha de pagamento.

O desafio é ainda maior nas Pequenas e Médias Empresas – PMEs (50 a 500 colaboradores segundo IBGE) onde, na maioria das vezes as equipes de recursos humanos são compactas, formado por uma ou duas pessoas, que precisam lidar com todas as exigências legais de administração de pessoal e folha de pagamento e com as ações estratégicas de gestão de pessoas.

Nessas empresas é onde encontramos o maior índice de não conformidade dos processos de RH/DP.

Como fazer uma gestão mais assertiva e eficiente dos processos de folha de pagamento?

Se a PME possuir orçamento para manter times internos dedicados, tanto nas questões de gestão estratégica de pessoas (business partner de RH) e equipe dedicada para gestão de administração de pessoal e folha de pagamento, qualificada, especializada, com tecnologia de ponta, e se sentir-se 100% segura dos processos, é uma opção.

Mas existem outras opções estratégicas e assertivas que é contar com o apoio de consultorias especializadas em BPO Consultivo de RH/DP para PMEs, como a AUDPAY. Com base em toda a experiência em processos auditoria trabalhista preventiva, a Audpay aplica os mesmos processos na gestão dos contratos de terceirização de folha de pagamento e administração de pessoal, bem como na comunicação e relacionamento com os clientes, antecipando cenários, otimizando processos, reduzindo e prevenindo passivos.

Por Fábio Carvalho, fundador e consultor na Audpay.