Sabe por que você deve contar com uma auditoria trabalhista preventiva na sua PME – Pequena ou Média Empresa? PMEs buscam soluções de recursos humanos eficientes que garantem a sustentabilidade da organização. Descubra como otimizar processos e recursos financeiros, contribuindo para redução de passivo fiscal.

Quantas vezes você já se surpreendeu com o recebimento de uma notificação de ação trabalhista ou processo de fiscalização? Principalmente se for a primeira vez, pode ser duro para o empresário da PME ter que lidar com a situação. Os pedidos podem ser os mais variados, de acordo como foi a relação entre empregado e empregador, bem como o nível de compliance nos processos de recursos humanos.

Indiferente se for ou não a primeira vez, receber uma ação trabalhista ou notificação de fiscalização sempre gera preocupação para o empresário.

Neste artigo falaremos sobre como funciona a Auditoria Trabalhista Preventiva, as vantagens de aplicar a mesma na sua empresa, e não ser pego de surpresa em ações trabalhistas ou processos fiscalizatórios. Boa leitura!

O que é Ação Trabalhista?

É um direito constitucional garantido aos trabalhadores, de ingressarem judicialmente contra seus empregadores, requerendo o pagamento de direitos e créditos trabalhistas não pagos épocas próprias durante a relação de trabalho.

Na prática, os trabalhadores possuem o prazo de até dois anos após a extinção do contrato de trabalho para ingressarem com uma ação trabalhista, podendo requerer créditos dos últimos cinco anos.

Como funciona a Fiscalização do Trabalho e da Receita Federal?

A Receita Federal é responsável por fiscalizar as empresas para validar a correta tributação da folha de pagamento, bem como o recolhimento das contribuições previdências, imposto de renda retido na fonte, e alguns direitos previdenciários como salários maternidade e salário família.

Os valores das multas aplicadas pela Receita Federal variam de R$ 2.656,61 a R$ 265.659,51, e são atualizadas anualmente.

Já o Ministério do Trabalho tem a missão de fiscalizar o pagamento em compliance dos direitos dos trabalhistas como contrato de trabalho, salários, horas extras, adicional noturno, adicionais de insalubridade e periculosidade, direitos sindicais, saúde e segurança do trabalho, bem como o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Outro órgão bastante atuante na fiscalização do trabalho é o Ministério Público do Trabalho (MPT).

Como as multas do Ministério do Trabalho são “tabeladas” variando entre R$ 170,00 até R$ 42.563,00, em situações de reincidências corriqueiras de infrações trabalhistas cometidas por algumas empresas, a própria auditoria fiscal do trabalho encaminha as autuações para o MPT recomendando que o órgão realize audiência pública, as quais geralmente terminam com a firmação de um TAC – Termo de Ajustamento de Conduta, onde a empresa se compromete a reestruturar seus processos de RH, deixando os mesmo em compliance, não cometendo mais as mesmos infrações, sob pena de aplicação de multas pesadas, muitas vezes “milionárias” de acordo com o teor do TAC.

Quais os riscos de não certificar periodicamente os processos de RH?

São vários os riscos da empresa de não manter os processos de recursos humanos em compliance com a legislação, citamos os principais:

- Autuações perante a Secretária de Inspeção do Trabalho;

- Autuações perante a Receita Federal do Brasil;

- Condenações pelo MPT – Ministério Público do Trabalho, por descumprimento de TAC – Termo de Ajustamento de Conduta;

- Condenações judiciais pela justiça do trabalho;

- Imagem denegrida pelos trabalhadores por ruídos de desconformidades;

- Dificuldade na atração, seleção, contratação de talentos;

- Problemas na manutenção ou novos contratos com clientes que mantém programas de compliance trabalhista estendido aos seus parceiros e fornecedores;

- Desafios em manter programas de qualidade e governança como ISO e ESG.

O que é Auditoria Trabalhista Preventiva?

A Auditoria Trabalhista Preventiva é um trabalho especializado, realizado por profissionais com longa e vasta experiência na área trabalhista e previdenciária. O processo visa auditar, validar, certificar, refazer cálculos, e validar documentos e processos legais, nos mesmos moldes oficiais dos órgãos, para fins de antecipar algum erro, pagamento indevido, visando prevenir e reduzir e/ou eliminar passivos, evitando o risco de autuações fiscais e condenações trabalhistas na sua empresa.

Como funciona a auditoria trabalhista preventiva?

O trabalho é realizado em parceria com a equipe de RH da empresa auditada.

São realizados exames analíticos em diversos documentos e processos, tais como: Folhas de pagamento, , encargos, obrigações acessórias, recibos de férias, rescisões, documentos complementares, contratos de trabalho, documentos admissionais, ou seja, atestados e exames ocupacionais, programas legais. Ou seja, um “pente fino” é realizado, com objetivo de validar se os procedimentos da empresa estão em conformidade com a legislação vigente.

Quais os benefícios de realizar uma auditoria preventiva?

Existem diversos benefícios e resultados positivos que uma PME - Pequena e Média Empresa pode colher realizando uma auditoria trabalhista preventiva. Esses benefícios podem ser observados tanto pelos acionistas bem como pelo time de RH e até os colaboradores.

Citamos aqui os principais:

- Elimina e/ou reduz passivos;

- Ajusta processo em desconformidades;

- Mensura possíveis riscos;

- Maior transparência para os stakeholders;

- Oportunidades de economia financeira e/ou tributária;

- Segurança e compliance para os acionistas e clientes;

- Otimização de processos e transformação digital.

Dependendo do nível de compliance que a sua empresa se encontra, é inclusive uma estratégia assertiva, divulgar para seus colaboradores, bem como em suas redes sociais, que a empresa passa periodicamente por rigorosos procedimentos de auditoria trabalhista preventiva, onde estão em compliance em mais de “x” itens e processos de RH.

Essa ação pode contribuir para um aumento no engajamento dos trabalhadores, e despertar o interesse em outros profissionais em trabalhar na sua empresa que atesta e garante cumprir todas as normas trabalhistas. Isto garante segurança e confiança.

Como realizar uma auditoria trabalhista na sua empresa?

A estratégia mais recomendada é buscar ajuda especializada.

Buscar empresas especializadas, e principalmente avaliar o currículo e vivência do profissional responsável pela auditoria.

Mais do que buscar ajuda especializada é certificar-se se o trabalho será “consultivo”.

Pois não basta simplesmente validar processos, apontar erros, e não ajudar no planejamento, reestruturação e correção dos processos que não estão em conformidade.

Realizando este trabalho, é possível, inclusive, detectar oportunidades financeiras/tributárias de recuperação de impostos que foram pagos a maior e/ou indevidamente.

Desta forma, uma estratégia assertiva é com contar com a ajuda de consultorias especializadas em Gestão Trabalhista como a Audpay, que além de realizar a Auditoria Trabalhista Preventiva, apoia a empresa em todo o processo de reestruturação, correção e validação, até os processos de RH estarem 100% em compliance. Podendo inclusive implementar tecnologia modernas para digitalizar e automatizar os processos de RH.

Por Fábio Carvalho, fundador e consultor na Audpay.

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