Seu sistema de Folha está limitando os clientes que sua empresa de BPO consegue conquistar?

Uma empresa procura seu escritório, consultoria ou operação de BPO para terceirizar a Folha de Pagamento.

São 800 colaboradores.

A oportunidade é interessante. Sua equipe possui conhecimento técnico, experiência operacional e capacidade para assumir o processamento.

Durante as conversas, porém, surge uma condição:

“Queremos utilizar nosso próprio HCM.”

Ou:

“Nossa empresa utiliza Senior, TOTVS, LG ou outra plataforma corporativa e queremos manter esse ambiente.”

Se sua operação de BPO trabalha exclusivamente em um único sistema, essa exigência pode transformar uma boa oportunidade comercial em um problema.

É preciso convencer o prospect a abandonar a tecnologia escolhida?

É necessário recusar o projeto?

Ou existe uma terceira possibilidade?

O cliente pode escolher a tecnologia enquanto sua empresa continua responsável pela operação de Payroll.

Essa separação entre tecnologia e operação pode ampliar significativamente o mercado disponível para escritórios contábeis, consultorias de serviços empresariais e empresas especializadas em BPO de Folha.

 

Leia o artigo: → Diferentes modelos tecnológicos para operações de BPO.

 

Qual é o verdadeiro produto de uma empresa de BPO de Folha?

Essa é uma pergunta importante.

Uma empresa de BPO vende um sistema de Folha?

Ou vende conhecimento, processos e capacidade operacional para assumir uma atividade crítica do cliente?

Na prática, o valor de uma operação de Payroll envolve muito mais do que executar cálculos dentro de um software.

Envolve conhecimento sobre:

• Folha de Pagamento;
• administração de pessoal;
• legislação trabalhista e previdenciária;
• encargos;
• férias;
• afastamentos;
• rescisões;
• eSocial;
• obrigações;
• benefícios;
• prazos;
• controles;
• conferências;
• atendimento;
• indicadores;
• governança;
• processos.

O software é fundamental para executar tudo isso.

Mas ele é a ferramenta utilizada para entregar o serviço, e não necessariamente o serviço em si.

Quando essa distinção fica clara, surge uma possibilidade importante:

o BPO pode desenvolver capacidade para operar diferentes ambientes tecnológicos sem abandonar seu sistema core.

O sistema core continua sendo fundamental

Adotar uma estratégia mais flexível não significa abrir mão da padronização.

Pelo contrário.

Para grande parte das operações de BPO, concentrar a carteira em um único sistema continua oferecendo enormes vantagens.

Treinamento é simplificado.

Processos podem ser padronizados.

Automações podem ser reaproveitadas.

O suporte fica concentrado.

A gestão da equipe se torna mais eficiente.

Por isso, o sistema core deve continuar sendo a principal plataforma para grande parte da carteira.

A questão é outra:

ele precisa ser obrigatório para 100% dos clientes?

Talvez não.

Quando a tecnologia começa a limitar uma oportunidade comercial

Considere uma empresa com 1.500 colaboradores buscando um novo fornecedor de BPO.

Ela possui processos de RH estruturados, integrações com outros sistemas, controle de ponto, benefícios, workflows, níveis de aprovação e diferentes perfis de acesso.

Durante a concorrência, a empresa determina que deseja utilizar determinado HCM.

Seu BPO possui competência para executar Payroll.

Mas trabalha exclusivamente em outra plataforma.

Nesse momento, a tecnologia pode se transformar em uma barreira comercial.

O problema não é falta de conhecimento em Folha.

Não é falta de equipe.

Não é necessariamente preço.

É uma incompatibilidade entre o modelo tecnológico do prestador e o modelo tecnológico desejado pelo cliente.

Uma empresa preparada para trabalhar com diferentes arquiteturas possui uma alternativa:

operar a Folha dentro do HCM escolhido pelo cliente.

O cliente pode possuir o HCM e terceirizar a operação

Existe uma percepção de que terceirizar a Folha significa necessariamente utilizar o sistema do fornecedor de BPO.

Não precisa ser assim.

É possível estruturar:

Cliente → contrata o HCM

BPO → opera o Payroll dentro desse ambiente

Nesse modelo, a empresa mantém sua estratégia tecnológica enquanto terceiriza a execução dos processos.

Isso pode fazer sentido para organizações que desejam possuir maior controle sobre dados, integrações, acessos, gestão de pessoas e experiência dos colaboradores, mas não querem manter internamente toda a estrutura operacional necessária para Payroll.

Para o BPO, abre-se uma nova categoria de oportunidade.

O cliente deixa de precisar escolher entre:

“Ter meu próprio HCM”

ou

“Terceirizar minha Folha.”

Ele pode fazer as duas coisas.

O BPO também pode possuir mais de uma plataforma

Existe outra possibilidade.

Em vez de esperar que o cliente possua seu próprio HCM, a própria empresa de BPO pode estruturar uma segunda alternativa tecnológica.

O sistema core continua atendendo a operação padronizada.

Uma segunda plataforma passa a atender projetos com características diferentes.

Temos então:

Carteira padrão → Sistema Core → BPO

e:

Clientes de maior complexidade → HCM dedicado → BPO

Isso não significa colocar toda a carteira em Senior, TOTVS, LG ou qualquer outro HCM.

Significa selecionar a tecnologia conforme a necessidade e o potencial comercial de determinados clientes.

O BPO pode, inclusive, desenvolver essa estratégia em parceria com Canais, Revendas ou Consultorias especializadas nas respectivas plataformas.

Quantas oportunidades sua empresa deixa de disputar por causa do sistema?

Essa talvez seja a pergunta mais importante deste artigo.

Pense nos últimos processos comerciais dos quais sua empresa participou.

Algum prospect já perguntou:

“Vocês trabalham com qual sistema?”

Algum cliente exigiu uma plataforma diferente?

Alguma oportunidade parecia grande ou complexa demais para o ambiente tecnológico atual?

Algum cliente decidiu internalizar tecnologia, mas ainda poderia ter mantido sua empresa como operadora da Folha?

Alguma concorrência deixou de ser disputada porque seria necessário trabalhar dentro do sistema do cliente?

Quando a resposta para essas perguntas é positiva, talvez exista um mercado que sua empresa possui capacidade operacional para atender, mas não consegue acessar devido ao modelo tecnológico adotado.

 

Leia o artigo: → Sistema Legado para Novo HCM.

 

Isso não significa trabalhar com qualquer sistema

Uma estratégia multissistema precisa ter limites.

Não seria razoável que uma empresa de BPO aceitasse operar qualquer software existente no mercado.

Cada nova plataforma exige treinamento, conhecimento, processos, suporte, segurança e governança.

Por isso, a estratégia pode ser seletiva.

Por exemplo:

Sistema Core

Continua concentrando a maior parte da carteira e da operação.

HCM Estratégico

Uma segunda plataforma é escolhida para atender determinados perfis de clientes.

HCM do Cliente

Operado apenas quando o tamanho, complexidade ou valor estratégico da oportunidade justificar.

Assim, a flexibilidade tecnológica não destrói a padronização.

Ela se torna uma ferramenta comercial.

Clientes maiores podem demandar uma entrega diferente

Quando uma empresa de BPO começa a buscar clientes maiores, a discussão também tende a mudar.

O cliente pode não estar procurando apenas alguém para “rodar a Folha”.

Pode desejar uma combinação de:

Payroll + Administração de Pessoal + Benefícios + Ponto + Processos + Tecnologia + Indicadores + Atendimento consultivo.

É nesse contexto que uma operação mais sofisticada pode surgir.

Um BPO pode estruturar diferentes níveis de serviço conforme o perfil do cliente.

Para operações padronizadas, mantém seu modelo tradicional.

Para clientes maiores ou mais complexos, oferece uma estrutura diferenciada.

Essa evolução pode permitir que a empresa deixe de competir exclusivamente por preço por funcionário e passe a discutir valor, complexidade, SLA, governança e capacidade operacional.

O BPO não precisa se transformar em uma software house

Outro ponto importante é que ampliar as possibilidades tecnológicas não significa desenvolver software ou assumir sozinho toda a implantação de um HCM.

Existe um ecossistema para isso.

Um projeto pode envolver:

Fabricante → tecnologia

Canal / Revenda → comercialização

Consultoria → implantação

Especialista em dados → migração

BPO → operação

Cada participante concentra seus esforços naquilo que domina.

Essa divisão permite que uma empresa de serviços amplie sua capacidade de atendimento sem precisar internalizar todas as competências necessárias para implantação, desenvolvimento, integração e migração.

Canais de HCM podem se tornar parceiros comerciais do BPO

Essa relação pode funcionar nos dois sentidos.

Imagine que um BPO possui uma carteira com centenas de empresas.

Alguns desses clientes crescem e passam a necessitar de uma plataforma de HCM mais robusta.

O BPO identifica essa necessidade.

Em vez de simplesmente informar:

“Nosso sistema não possui essa estrutura.”

pode encaminhar a oportunidade para um Canal parceiro.

O fluxo passa a ser:

BPO identifica a necessidade

↓

Canal apresenta e comercializa o HCM

↓

Cliente contrata a tecnologia

↓

BPO continua responsável pela operação

Todos permanecem dentro do relacionamento.

Existe também o caminho inverso.

Um Canal conquista uma empresa interessada em determinado HCM, mas o cliente não deseja internalizar a operação de Payroll.

Nesse caso:

Canal vende o HCM

↓

BPO assume a operação

Essa complementaridade pode criar oportunidades para os dois lados.

Mas existe uma etapa inevitável: o novo sistema começa vazio

Independentemente de quem vendeu o HCM ou de quem será responsável pela operação, existe uma questão prática:

onde estão os dados do cliente?

Eles permanecem no sistema anterior.

Podem existir anos de:

• cadastros;
• históricos contratuais;
• cargos;
• salários;
• férias;
• afastamentos;
• dependentes;
• ficha financeira;
• estruturas organizacionais;
• históricos de RH;
• informações necessárias à continuidade operacional.

Em alguns projetos, essas informações estão disponíveis em relatórios.

Em outros, estão distribuídas em planilhas.

Em outros, é necessário trabalhar diretamente com bancos de dados ou diferentes fontes.

Para que o novo HCM possa entrar em operação, é necessário transformar:

Sistema Legado → Novo HCM

A migração não precisa ser responsabilidade operacional do BPO

Esse ponto é especialmente importante para empresas que desejam trabalhar com diferentes sistemas.

Operar um HCM e migrar dados para ele são competências diferentes.

A equipe de BPO pode concentrar-se no que será sua responsabilidade depois do go-live:

operar Payroll.

O Canal ou consultoria pode concentrar-se em:

implantar e parametrizar o HCM.

E uma empresa especializada pode assumir:

extrair, tratar, transformar, migrar e homologar os dados.

Isso reduz a necessidade de o BPO criar internamente uma estrutura especializada de migração para cada novo sistema que decidir operar.

E quem paga pela migração?

O modelo pode variar.

Em um projeto, o BPO pode contratar a migração como parte do onboarding de um cliente estratégico.

Em outro, o Canal pode incluí-la dentro da proposta de implantação.

Em outro, o próprio cliente final pode contratar diretamente.

Também pode existir uma composição comercial entre os participantes.

O ponto central não é quem paga.

É garantir que a migração esteja prevista desde o início do projeto e que exista um responsável claro por executá-la.

Quando isso acontece, a transição de tecnologia deixa de depender exclusivamente da disponibilidade da equipe do cliente para preencher layouts, reconstruir históricos e entender como transportar informações entre sistemas.

O papel da Audpay

A Audpay atua na camada de dados dos projetos de Folha de Pagamento, RH e HCM.

Podemos atuar em projetos originados por:

• escritórios contábeis;
• empresas de BPO;
• consultorias de serviços empresariais;
• Canais e Revendas;
• consultorias de implantação;
• fabricantes;
• clientes finais.

O modelo comercial pode mudar de projeto para projeto.

A função da Audpay permanece:

fazer os dados chegarem ao novo ambiente e apoiar sua homologação.

Isso permite diferentes composições.

Canal implanta → Audpay migra → BPO opera.

Cliente contrata HCM → Audpay migra → Escritório opera.

BPO adota novo HCM → Audpay migra seus clientes → BPO opera.

Quem comercializou a tecnologia ou contratou diretamente a migração pode variar.

A necessidade de transportar corretamente os dados permanece.

Talvez sua empresa tenha mais mercado do que seu sistema permite enxergar

O sistema core continuará sendo uma peça fundamental para produtividade e escala das operações de BPO.

A questão não é abandoná-lo.

É avaliar se ele precisa determinar sozinho quais clientes sua empresa pode ou não atender.

Uma operação pode manter 90% da carteira dentro de uma plataforma e possuir uma estratégia diferente para os outros 10%.

Pode operar o HCM de um grande cliente.

Pode desenvolver parceria com um Canal.

Pode criar uma segunda oferta tecnológica.

Pode estruturar um serviço de maior valor agregado.

Existem diferentes possibilidades.

Por isso, antes de recusar uma oportunidade porque o prospect utiliza outro sistema, talvez valha fazer outra pergunta:

“Temos competência para operar esse cliente e parceiros capazes de resolver as demais etapas?”

Se a resposta for sim, o sistema utilizado pelo prospect talvez não precise ser uma barreira.

Ele pode ser justamente a porta de entrada para um novo mercado.

 

Uma oportunidade de BPO não precisa ser descartada porque o cliente utiliza outro HCM.

A Audpay apoia escritórios contábeis, consultorias, empresas de BPO e Canais na migração e homologação dos dados entre sistemas de Folha e RH.

Sua equipe implanta ou opera. A Audpay cuida da migração dos dados.

 

Dúvidas frequentes:

Um BPO de Folha pode operar o sistema do próprio cliente?

Sim. O cliente pode contratar seu próprio HCM e terceirizar a operação de Payroll para um escritório, consultoria ou empresa especializada em BPO.

Uma empresa de BPO precisa utilizar apenas um sistema de Folha?

Não. O sistema core pode continuar concentrando a maior parte da carteira enquanto outros HCMs são utilizados em operações específicas.

É necessário trocar o sistema core para atender clientes maiores?

Não necessariamente. Uma alternativa é manter a plataforma atual e desenvolver capacidade para operar um segundo HCM ou o próprio ambiente tecnológico do cliente.

Quem deve migrar os dados quando o cliente utiliza outro HCM?

A migração pode ser executada pelo Canal, consultoria, BPO, cliente ou empresa especializada. A responsabilidade deve ser definida no início do projeto.

O BPO precisa fazer a implantação do HCM?

Não. É possível separar responsabilidades entre Canal ou consultoria de implantação, empresa especializada em migração e BPO responsável pela operação.