LGPD no RH: o que não pode faltar no Aviso de Privacidade para Colaboradores

A adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) deixou de ser apenas uma preocupação jurídica e passou a fazer parte da rotina dos departamentos de Recursos Humanos.

Desde a admissão até o desligamento do colaborador, o RH trata diariamente uma grande quantidade de dados pessoais e, em muitos casos, dados pessoais sensíveis. Isso exige processos claros, transparência e uma boa governança das informações.

Diferentemente do que muitas pessoas imaginam, a LGPD (Lei nº 13.709/2018) não exige autorização do empregado para o tratamento de dados quando esse tratamento decorre de obrigações legais, regulatórias ou da própria execução do contrato de trabalho.

Entretanto, a legislação exige que o trabalhador seja informado, de forma clara e transparente, sobre como seus dados são coletados, utilizados, compartilhados, armazenados e protegidos.

Por isso, um Aviso de Privacidade destinado aos colaboradores deve contemplar, no mínimo, os seguintes pontos.

1. Quem trata os dados pessoais

O colaborador deve saber quem é o controlador dos seus dados e quais operadores participam desse tratamento.

Além da própria empresa, é comum que participem do processamento de dados:

• escritório contábil;

• fornecedor da folha de pagamento;

• empresa responsável pelo sistema de RH;

• fornecedor do controle de ponto;

• plataforma de assinatura eletrônica;

• empresa de medicina e segurança do trabalho.

Sempre que possível, identifique esses operadores informando nome empresarial, canais de contato e sua finalidade dentro do tratamento.

2. Compartilhamento de dados

O Aviso de Privacidade deve informar com quem os dados poderão ser compartilhados.

Os principais compartilhamentos realizados pelo RH costumam envolver:

• operadoras de plano de saúde;

• administradoras de vale-alimentação;

• empresas de vale-transporte;

• instituições financeiras;

• seguradoras;

• empresas de medicina ocupacional;

• fornecedores de benefícios;

• órgãos públicos quando houver obrigação legal.

O objetivo é garantir transparência ao colaborador sobre o fluxo de suas informações.

3. Dados pessoais sensíveis

O RH frequentemente trata dados classificados como sensíveis pela LGPD.

Entre eles estão informações relacionadas a:

• saúde ocupacional;

• exames médicos;

• biometria;

• dados genéticos;

• filiação sindical, quando aplicável;

• informações necessárias ao cumprimento de obrigações legais.

É importante esclarecer quais desses dados poderão ser tratados e qual a finalidade de cada tratamento.

4. Dados de dependentes, crianças e adolescentes

Empresas normalmente tratam dados de filhos e dependentes para fins de:

• plano de saúde;

• seguro de vida;

• salário-família;

• Imposto de Renda;

• benefícios corporativos.

Esses tratamentos também devem ser informados ao colaborador.

5. Sistemas utilizados pelo RH

O documento deve indicar em quais sistemas os dados poderão ser armazenados e tratados.

Entre eles:

• folha de pagamento;

• controle de ponto;

• admissão digital;

• portal do colaborador;

• assinatura eletrônica;

• gestão de benefícios;

• eSocial;

• plataformas de treinamento;

• sistemas de medicina ocupacional.

Isso demonstra transparência sobre o ambiente tecnológico utilizado pela empresa.

6. Finalidade do tratamento

A LGPD exige que toda coleta de dados tenha finalidade específica.

Uma boa prática consiste em apresentar uma tabela relacionando operadores, sistemas e respectivas finalidades.

7. Direitos do titular

O colaborador deve ser informado sobre seus direitos previstos na LGPD.

Entre eles:

• confirmação do tratamento;

• acesso aos dados;

• correção de informações;

• atualização cadastral;

• informações sobre compartilhamentos;

• canais para esclarecimentos.

Também é recomendável informar o contato do Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO), quando houver.

8. Prazo de retenção dos dados

O desligamento do colaborador não significa a eliminação imediata de seus dados.

Grande parte das informações deverá permanecer armazenada durante os prazos legais previstos na legislação trabalhista, previdenciária, tributária e fiscal.

O Aviso de Privacidade deve esclarecer essa necessidade.

9. Medidas de segurança

Embora a LGPD não determine tecnologias específicas, é importante informar que a empresa adota medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra:

• acessos não autorizados;

• perda;

• alteração;

• divulgação indevida;

• destruição acidental.

Essa informação reforça o compromisso da organização com a proteção das informações.

10. Atualizações do documento

O Aviso de Privacidade deve prever que poderá ser atualizado sempre que houver mudanças na legislação, nos processos internos ou nos operadores responsáveis pelo tratamento.

Também é recomendável informar como os colaboradores serão comunicados sobre futuras alterações.

Muito além de um documento

Mais do que cumprir uma exigência legal, um Aviso de Privacidade bem estruturado demonstra maturidade na governança de dados e fortalece a relação de confiança entre empresa e colaboradores.

A adequação à LGPD envolve processos, tecnologia, pessoas e transparência. O documento é apenas uma das etapas de um programa consistente de proteção de dados.

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