A migração de dados de folha de pagamento é um dos processos mais críticos no contexto empresarial, especialmente durante a substituição de sistemas de gestão de pessoas, departamento pessoal e folha de pagamento. Além de demandar precisão, envolve questões legais, fiscais e operacionais que não podem ser negligenciadas.

Tradicionalmente, a migração de dados da folha de pagamento ocorre a partir do backup do banco de dados do sistema legado, permitindo acesso direto e estruturado às informações históricas de colaboradores, eventos trabalhistas, movimentações financeiras e registros fiscais. No entanto, nem sempre essa possibilidade está disponível, seja por limitações técnicas, contratuais ou ausência de cooperação do fornecedor anterior.

O Desafio: Quando o Backup do sistema Legado Não Está Disponível

Em muitos cenários, empresas se deparam com dificuldades como:

• Restrições de acesso ao banco de dados por parte do fornecedor do sistema legado.
• Sistemas legados com tecnologias fechadas.
• Falta de documentação técnica ou suporte adequado.

Diante dessas limitações, torna-se necessário buscar alternativas viáveis e seguras para realizar a migração dos dados essenciais.

A Alternativa Estratégica: Migração via XMLs do eSocial

Uma solução eficaz, que tem ganhado destaque no mercado, é a migração de dados por meio dos arquivos XMLs do eSocial.

Desde a implantação obrigatória do eSocial, as empresas brasileiras são obrigadas a gerar e transmitir diversos eventos trabalhistas em formato XML, conforme o leiaute definido pelo governo federal. Esses arquivos possuem informações completas e estruturadas sobre:

• Dados cadastrais de colaboradores (S-2200, S-2300).
• Eventos periódicos como folha de pagamento (S-1200), encargos sociais (S-1210) e rescisões (S-2299).
• Eventos não periódicos como admissões, afastamentos, alterações contratuais.
• Dados sobre processos trabalhistas, medicina e segurança do trabalho.

Benefícios da Migração via XMLs do eSocial

1. Acesso Universal aos Dados: Toda empresa que cumpre suas obrigações legais possui os arquivos XML gerados e transmitidos, o que elimina a dependência do sistema legado ou do fornecedor anterior.
2. Estrutura Padrão e Oficial: Os arquivos seguem um padrão único e bem documentado, facilitando a extração e o mapeamento das informações para o novo sistema.
3. Conformidade Legal: Garante que as informações migradas são aquelas efetivamente reportadas ao governo, assegurando alinhamento com obrigações fiscais e trabalhistas.
4. Segurança e Integridade: Evita riscos associados à manipulação direta de bancos de dados legados, que muitas vezes carecem de documentação ou apresentam inconsistências.
5. Facilidade de Automação: Empresas especializadas em migração de dados, como a Audpay, desenvolvem ferramentas que automatizam a leitura, interpretação e carga desses XMLs no novo sistema, acelerando o processo e minimizando erros.

Limitação: Nem Todos os Dados Estão nos XMLs

Apesar das inúmeras vantagens, é importante destacar que os arquivos XMLs do eSocial não contemplam todos os dados necessários para uma migração completa. Algumas informações essenciais para o correto funcionamento do novo sistema não são enviadas ao governo e, portanto, não estão presentes nos XMLs.

Entre os dados que normalmente precisam ser complementados estão:

• Histórico de centro de custos e alocações por período.
• Histórico de departamentos e movimentações internas.
• Motivos de alterações salariais e promoções.
• Parâmetros de cálculo específicos do sistema anterior.
• Configurações de políticas internas, como escalas de trabalho e jornadas personalizadas.

Assim, é imprescindível realizar a extração complementar de relatórios padrões ou planilhas geradas pelo sistema legado, garantindo que todas as informações relevantes sejam consideradas no novo ambiente.

Esse trabalho exige uma análise criteriosa das necessidades de negócio e do funcionamento do sistema de destino, assegurando que nenhuma informação essencial seja perdida.

Como Funciona o Processo

O processo de migração via XMLs do eSocial envolve etapas bem definidas:

1. Coleta: Reunir todos os arquivos XML transmitidos à plataforma do eSocial. Caso necessário, esses arquivos podem ser recuperados diretamente do portal oficial ou de backups empresariais.
2. Validação: Garantir a completude e a integridade dos arquivos, conferindo se contemplam todas as naturezas de eventos relevantes.
3. Mapeamento: Analisar e cruzar os dados contidos nos XMLs para estabelecer as correlações necessárias com os cadastros e eventos exigidos pelo novo sistema de folha de pagamento.
4. Complementação: Identificar e extrair relatórios ou planilhas com dados não contemplados nos XMLs, como históricos e parâmetros internos.
5. Conversão: Adequar a estrutura dos dados conforme os requisitos técnicos e funcionais do novo software.
6. Carga e Testes: Importar os dados no ambiente de homologação, realizar validações e testes antes de efetivar a carga em produção.

Expertise da Audpay neste Tipo de Migração

A Audpay é referência nacional em projetos de migração de dados de folha de pagamento, com ampla experiência na migração via XMLs do eSocial e na complementação das informações necessárias.

A empresa atua com uma metodologia especializada, que inclui:

• Ferramentas próprias para leitura e interpretação automática dos XMLs.
• Processos de validação cruzada entre XMLs e relatórios extraídos do sistema legado.
• Suporte especializado na identificação de lacunas e elaboração de planos de complementação de dados.
• Garantia de integridade, rastreabilidade e conformidade com a legislação, inclusive com a LGPD.

Quando Adotar Esta Alternativa

A migração via XMLs do eSocial é especialmente indicada quando:

• Não há acesso ao banco de dados do sistema legado.
• O tempo ou custo de uma extração direta é inviável.
• Busca-se uma solução juridicamente segura e tecnicamente padronizada.

Em contrapartida, quando há disponibilidade do banco de dados, a migração direta ainda pode ser vantajosa por permitir a transferência de informações complementares não contempladas no eSocial.

Conclusão

A migração de dados de folha de pagamento é um processo estratégico que exige segurança, precisão e conformidade legal. Quando o backup do banco de dados não está disponível, a migração via XMLs do eSocial surge como uma alternativa robusta, segura e alinhada às práticas regulatórias.

Contar com empresas especializadas como a Audpay garante que o processo seja conduzido com excelência, segurança e eficiência, superando os desafios técnicos e operacionais que uma migração de folha de pagamento demanda.

Por Fábio Carvalho, diretor de operações na Audpay.

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