Conquistar um novo cliente é uma ótima notícia para qualquer escritório contábil.
Mas, depois da assinatura do contrato, começa uma etapa que pode consumir muitas horas da equipe de Departamento Pessoal: implantar o novo cliente no sistema de folha.
Quando chegam empresas com dezenas ou centenas de colaboradores, não estamos falando apenas de cadastrar uma empresa e alguns trabalhadores.
É preciso reconstruir uma base com dados cadastrais, contratuais e históricos para que o escritório consiga dar continuidade à operação.
E enquanto tudo isso acontece, a rotina normal do DP não para.
Folha, admissões, desligamentos, férias, encargos, obrigações e atendimento aos demais clientes continuam acontecendo.
É nesse momento que uma conquista comercial pode se transformar em sobrecarga operacional.
Quando a implantação vira trabalho manual
Em muitos casos, o escritório recebe do cliente ou da contabilidade anterior um conjunto de informações: relatórios, PDFs, planilhas, arquivos, dados do eSocial ou outros documentos.
E alguém precisa transformar tudo isso em cadastro dentro do novo sistema.
Quando não existe uma estratégia adequada para aproveitamento desses dados, começa a digitação.
Colaborador por colaborador.
Histórico por histórico.
Informação por informação.
Dependendo do número de trabalhadores e da quantidade de históricos necessários, são dias de trabalho.
E frequentemente esse trabalho acaba sendo realizado pelos mesmos profissionais que já possuem uma rotina mensal para cumprir.
Começam então as horas extras, atividades após o expediente e, em alguns casos, trabalho realizado em casa para que o novo cliente esteja pronto antes do primeiro fechamento.
O custo não está apenas nas horas extras
É fácil calcular quanto o escritório pagou em horas extras para realizar uma implantação.
Mais difícil é calcular os outros impactos.
Cadastrar dezenas ou centenas de trabalhadores, copiar informações de relatórios, reconstruir históricos e conferir dados linha por linha é um trabalho repetitivo, operacional e de baixo valor agregado.
E muitas vezes ele é realizado justamente por profissionais experientes de Departamento Pessoal.
São pessoas que conhecem folha, legislação, convenções coletivas, processos e atendimento ao cliente utilizando parte significativa do seu tempo para redigitar informações que já existem em alguma fonte.
Quando esse trabalho avança para depois do expediente, existe também um impacto pessoal.
A hora extra aumenta a remuneração daquele mês, mas significa menos tempo de descanso, lazer e convivência familiar.
Quando isso acontece repetidamente, a entrada de um novo cliente — que representa crescimento para o escritório — pode passar a ser percebida pela equipe operacional como sinônimo de mais trabalho, pressão e novas jornadas extraordinárias.
A sobrecarga ainda pode refletir em produtividade, absenteísmo, erros, retrabalho e até na qualidade do atendimento prestado aos demais clientes.
Se os dados já existem, o melhor uso do tempo de um profissional qualificado de DP não deveria ser digitá-los novamente.
“Mas nós importamos pelo eSocial.”
O eSocial pode até ajudar.
Principalmente na recuperação de parte dos dados cadastrais e contratuais dos trabalhadores.
Mas o eSocial não resolve sozinho a implantação de um novo cliente.
Isso acontece porque o eSocial foi criado para receber informações necessárias ao cumprimento das obrigações legais do empregador — e não para funcionar como uma cópia completa do banco de dados de um sistema de folha.
Por isso, existem informações que não estão disponíveis ali.
Em outros casos, a informação existe, mas não está estruturada da forma necessária para utilização direta pelo novo sistema.
É por isso que uma importação aparentemente rápida pode ser seguida por dias — ou até semanas — de conferências, complementações, de/para e ajustes.
O trabalho manual não desapareceu.
Ele apenas mudou de lugar.
Ficha financeira: um dos maiores desafios
Esse problema fica ainda mais evidente quando chegamos à ficha financeira.
Todo sistema de folha trabalha com uma tabela própria de eventos.
Salário, horas extras, adicionais, faltas, comissões, descontos e inúmeras outras ocorrências possuem códigos e parametrizações dentro daquele ambiente.
No eSocial, por outro lado, os valores das remunerações são informados relacionados às rubricas utilizadas pelo empregador.
Rubrica e evento do sistema não são simplesmente a mesma coisa.
Para reconstruir a ficha financeira no novo ambiente, é necessário entender o significado das informações e realizar o de/para entre as rubricas da origem e os eventos utilizados na nova folha.
Não basta relacionar códigos ou descrições aparentemente semelhantes.
É necessário saber o que aquela informação representa e para qual evento deverá ser direcionada no sistema de destino.
Sem esse trabalho, a ficha financeira dificilmente será reconstruída adequadamente apenas por uma importação padrão.
E é justamente por isso que muitos escritórios acabam não importando esses históricos e recorrem ao trabalho manual.
E as férias?
As férias representam outro desafio.
O eSocial possui informações relacionadas aos afastamentos e pagamentos, mas isso não significa que seja possível reconstruir diretamente toda a estrutura de períodos e situações de férias necessária para dar continuidade ao controle no novo sistema.
Dependendo do cenário, essas informações precisam ser obtidas ou reconstruídas utilizando outras fontes.
Quando isso não acontece, depois da importação cadastral ainda sobra para a equipe do escritório conferir e cadastrar situações de férias trabalhador por trabalhador.
Em uma empresa pequena, pode parecer administrável.
Em uma empresa com 50, 100, 200 ou mais trabalhadores, a dimensão muda completamente.
Existem outras informações além do eSocial
Dados bancários são outro exemplo de informações necessárias à operação que podem exigir fontes complementares.
O mesmo acontece com determinadas estruturas internas da empresa.
Departamentos, centros de custo, cargos e outras tabelas possuem estruturas e códigos próprios nos sistemas de folha.
Mesmo quando determinada informação aparece no eSocial, isso não significa que exista ali uma tabela pronta para ser simplesmente transportada para o novo sistema.
Um cargo, por exemplo, pode estar identificado no vínculo do trabalhador, mas o sistema de destino trabalhará com sua própria tabela de cargos, contendo códigos e descrições.
É necessário reconstruir ou identificar essa estrutura e relacionar corretamente os trabalhadores.
Novamente aparece a necessidade de tratamento e de/para.
Então, o que realmente faz parte da implantação?
Aqui existe uma divisão importante.
Para colocar um novo cliente em operação, o escritório precisa resolver dois grandes grupos de trabalho:
1. Dados e cadastros
É necessário obter as informações existentes, tratá-las, fazer os de/para necessários e carregá-las no novo sistema.
É aqui que entram trabalhadores, dependentes, históricos, ficha financeira, férias, cargos, departamentos e demais informações que possam ser aproveitadas das fontes disponíveis.
2. Configurações, parametrizações e assinalamentos
Depois que a base está construída, existem as particularidades operacionais daquele cliente.
Regras de cálculo, sindicatos, convenções, datas e formas de pagamento, parâmetros específicos, assinalamentos e demais configurações necessárias para que a folha funcione corretamente.
E é justamente aqui que propomos uma divisão mais eficiente de responsabilidades.
A Audpay cuida dos dados. Sua equipe cuida das configurações.
A Audpay pode assumir a primeira parte desse processo.
Nossa atuação está concentrada em extrair, transformar, tratar, relacionar e carregar os dados disponíveis para o sistema utilizado pelo escritório.
A equipe do escritório continua responsável pelas configurações, parametrizações e assinalamentos.
Essa divisão é importante.
O profissional de DP conhece as particularidades do novo cliente, as convenções aplicáveis, suas regras, processos e a forma como aquela empresa deverá ser operada.
É justamente aí que seu conhecimento agrega mais valor.
Enquanto isso, a Audpay assume o trabalho especializado de dados.
A Audpay cuida dos dados. Sua equipe cuida das configurações.
E se os dados vierem em formatos diferentes?
Esse é justamente um dos principais desafios das implantações.
Nem sempre o escritório anterior entrega uma base de dados pronta.
Às vezes existe acesso ao banco.
Em outros casos existe apenas um backup.
Pode haver arquivos nativos do sistema anterior.
Pode existir uma planilha.
Pode haver XMLs do eSocial.
Em alguns cenários, o que chega são relatórios e PDFs.
Por isso, uma única forma de extração não atende a todos os projetos.
Diferentes motores para diferentes cenários
A Audpay trabalha com diferentes motores e estratégias de migração para aproveitar a melhor fonte disponível em cada projeto.
Podemos atuar com banco de dados e backups, acesso remoto, APIs, planilhas, arquivos nativos, XMLs do eSocial, documentos em PDF e modelos híbridos.
E, muitas vezes, a melhor estratégia está justamente na combinação dessas fontes.
O eSocial pode fornecer parte das informações cadastrais e contratuais.
Um banco de dados ou arquivo do sistema anterior pode fornecer históricos e estruturas que não estão disponíveis no eSocial.
Relatórios, planilhas ou PDFs podem complementar outras informações.
Em um modelo híbrido, diferentes fontes podem ser cruzadas para reconstruir a base necessária para o novo sistema.
Assim, em vez de perguntar apenas “tem como importar o eSocial?”, a pergunta passa a ser:
“Quais dados estão disponíveis e qual é a melhor maneira de aproveitá-los?”
Não é simplesmente importar. Existe um ETL.
Por trás de uma implantação estruturada existe um processo de dados.
Primeiro, é necessário extrair as informações das fontes disponíveis.
Depois, é preciso transformar esses dados: organizar estruturas, padronizar informações, realizar os de/para e adequar aquilo que veio da origem ao modelo utilizado pelo novo sistema.
Por fim, os dados precisam ser carregados utilizando as possibilidades de importação disponíveis no sistema de destino.
É o processo conhecido como ETL: Extração, Transformação e Carga.
Para o escritório, porém, o resultado esperado é muito mais simples:
receber os dados cadastrados e estruturados para que sua equipe possa se concentrar nas configurações e na operação do novo cliente.
Menos trabalho braçal. Mais conhecimento aplicado.
Essa divisão muda a utilização da equipe.
Em vez de um profissional experiente passar noites cadastrando trabalhadores, copiando informações e reconstruindo históricos manualmente, ele pode utilizar esse tempo para aquilo que realmente exige sua experiência.
Conferir.
Parametrizar.
Configurar.
Validar.
Entender as particularidades do cliente.
Preparar a operação.
E atender.
Isso não significa retirar o DP da implantação.
Significa utilizar o profissional de DP onde seu conhecimento realmente agrega valor.
O que o escritório ganha com isso?
O primeiro ganho é evidente: redução da digitação e do trabalho manual.
Mas os benefícios vão além.
O escritório reduz a necessidade de horas extras e jornadas adicionais durante as implantações.
Diminui a exposição a erros de digitação.
Reduz retrabalho.
Preserva a equipe para a operação dos clientes existentes.
Pode melhorar a padronização das implantações.
Reduz o impacto da entrada de novos clientes sobre o atendimento da carteira atual.
E aumenta sua capacidade de absorver novos contratos sem precisar dimensionar permanentemente sua equipe para os picos de implantação.
No final, o objetivo é simples:
fazer com que conquistar um novo cliente represente crescimento para o escritório — e não uma nova maratona de digitação para o Departamento Pessoal.
Vai implantar um novo cliente?
Antes de colocar sua equipe para passar dias cadastrando, digitando e reconstruindo informações manualmente, vale avaliar o que já existe.
Banco de dados, arquivos, planilhas, eSocial, PDFs e outras fontes podem conter grande parte das informações necessárias.
A Audpay analisa o cenário, identifica as fontes disponíveis e define a melhor estratégia para extração, transformação e carga dos dados no novo sistema.
Depois disso, sua equipe pode concentrar seus esforços onde realmente precisa estar: nas configurações, parametrizações, assinalamentos e na preparação da operação do novo cliente.
A Audpay cuida dos dados. Sua equipe cuida das configurações.
Fale com a Audpay sobre sua próxima implantação.
