Migrar dados de um sistema de Folha de Pagamento, RH ou Departamento Pessoal para outro não termina quando os arquivos são importados.
Depois da carga, surge uma pergunta fundamental:
Como saber se os dados que chegaram ao novo sistema estão realmente corretos?
É justamente esse o papel da homologação de dados.
Em uma Migração de Dados de Folha de Pagamento, podem existir milhares ou milhões de informações envolvendo colaboradores, salários, férias, afastamentos, dependentes, históricos contratuais, eventos financeiros, cargos, centros de custo e diversas outras estruturas.
Uma carga concluída sem erros técnicos não significa, necessariamente, que todas essas informações chegaram corretamente ao destino.
Por isso, a homologação deve ser tratada como uma etapa própria do projeto de migração.
O que é homologação de dados em uma migração de Folha de Pagamento?
Homologação de dados é o processo de verificar se as informações migradas para o novo sistema correspondem às informações que deveriam ter sido transportadas a partir do ambiente de origem.
Na prática, significa comparar origem e destino e procurar diferenças.
A homologação pode avaliar, por exemplo:
-
quantidade de colaboradores;
-
dados cadastrais;
-
históricos salariais;
-
alterações contratuais;
-
cargos e funções;
-
departamentos e centros de custo;
-
férias;
-
afastamentos;
-
dependentes;
-
históricos financeiros;
-
eventos e rubricas;
-
jornadas e horários;
-
demais informações previstas no escopo da migração.
O objetivo não é simplesmente confirmar que houve uma importação.
É obter evidências de que os dados esperados estão presentes e consistentes no novo ambiente.
Para entender as demais etapas envolvidas no processo, consulte também o Guia Definitivo da Migração de Dados de RH e Folha de Pagamento.
Importação concluída significa migração homologada?
Não.
Um arquivo pode ser processado pelo sistema de destino sem apresentar erro de importação e, ainda assim, existirem divergências nos dados.
Por exemplo:
O sistema pode importar 5.000 colaboradores sem apresentar nenhuma crítica técnica.
Mas isso não responde algumas perguntas importantes:
Deveriam existir exatamente 5.000?
Todos os históricos foram carregados?
Os salários estão corretos?
Todos os afastamentos chegaram?
Os valores históricos da folha correspondem à origem?
Algum registro foi descartado durante uma transformação?
É por isso que importar e homologar são atividades diferentes.
A importação confirma que determinado conteúdo foi aceito pelo sistema.
A homologação procura confirmar se o conteúdo recebido representa corretamente aquilo que deveria ter sido migrado.
Esse cuidado é especialmente importante quando o projeto utiliza layouts de importação preparados a partir do sistema anterior. Implantação por Importação
Validação e homologação são a mesma coisa?
Os termos muitas vezes são utilizados como sinônimos, mas podem representar momentos diferentes do projeto.
A validação técnica pode acontecer durante todo o processo de migração.
Ela verifica estruturas, formatos, obrigatoriedades, relacionamentos, regras de transformação, quantidades e consistência das informações antes e durante as cargas.
Já a homologação pós-carga procura confirmar o resultado no ambiente de destino.
Uma migração madura, portanto, não depende de uma única conferência no final.
Ela cria mecanismos de validação durante o processo e utiliza a homologação para confirmar o resultado das cargas realizadas.
Como homologar os dados de uma migração?
Não existe uma única conferência capaz de validar toda uma Folha de Pagamento.
A estratégia precisa combinar diferentes tipos de análise.
1. Validação quantitativa
O primeiro nível consiste em comparar quantidades.
Por exemplo:
-
colaboradores na origem × colaboradores no destino;
-
dependentes na origem × dependentes no destino;
-
férias na origem × férias no destino;
-
afastamentos na origem × afastamentos no destino;
-
alterações salariais na origem × alterações salariais no destino;
-
lançamentos financeiros na origem × lançamentos financeiros no destino.
Diferenças quantitativas são importantes indicadores de registros ausentes, duplicados ou descartados.
Entretanto, quantidade igual não significa necessariamente dados iguais.
Por isso, a análise precisa avançar.
2. Validação cadastral
Nesta etapa são comparados os conteúdos dos registros.
Um colaborador pode existir nos dois ambientes, por exemplo, mas apresentar divergências em:
-
matrícula;
-
data de admissão;
-
cargo;
-
salário;
-
departamento;
-
centro de custo;
-
jornada;
-
sindicato;
-
dados pessoais;
-
informações contratuais.
O mesmo princípio pode ser aplicado aos demais cadastros migrados.
3. Validação histórica
Uma das maiores dificuldades das migrações de Folha de Pagamento está nos históricos.
O cadastro atual pode estar correto e, mesmo assim, parte da trajetória do trabalhador não ter sido transportada.
Por isso, a homologação também deve observar informações como:
-
alterações salariais;
-
alterações de cargo;
-
alterações contratuais;
-
afastamentos;
-
períodos de férias;
-
movimentações organizacionais;
-
históricos financeiros.
Preservar apenas a fotografia atual do colaborador não significa preservar sua história.
Quando o sistema legado apresenta limitações de acesso ou exportação, também podem ser necessárias diferentes estratégias para obtenção dessas informações. 8 formas de extrair dados de sistemas legados
4. Validação financeira
Quando a migração contempla históricos de Folha de Pagamento, a validação financeira ganha importância especial.
Podem ser comparados:
-
competências;
-
eventos;
-
referências;
-
bases;
-
proventos;
-
descontos;
-
valores históricos;
-
totais por trabalhador;
-
totais por competência;
-
totais por empresa.
A ficha financeira merece atenção especial porque pode representar anos de histórico de cálculo de cada trabalhador.
Dependendo do projeto, diferentes níveis de comparação podem ser utilizados para aumentar a rastreabilidade.
[Link Artigo Ficha Financeira na Migração de Folha de Pagamento]
5. Validação por exceção
Em grandes bases, simplesmente visualizar registros um a um é pouco eficiente.
Uma alternativa é trabalhar por exceção.
Em vez de procurar aquilo que está correto, os mecanismos de homologação procuram aquilo que está diferente.
Exemplo:
Origem: salário R$ 5.000,00
Destino: salário R$ 5.000,00
Resultado: OK
Origem: salário R$ 7.350,00
Destino: salário R$ 7.305,00
Resultado: DIVERGÊNCIA
Esse modelo permite direcionar a análise humana para os pontos que realmente exigem investigação.
É possível homologar 100% dos dados migrados?
Depende do escopo, das fontes disponíveis e da possibilidade de obter informações adequadas para comparação.
Mas tecnologicamente é possível automatizar grande parte das conferências e realizar comparações massivas de registros.
Esse conceito é diferente de selecionar apenas algumas matrículas para conferência.
Uma amostragem pode ser útil como procedimento complementar, mas possui uma limitação evidente:
ela analisa somente aquilo que foi selecionado.
Uma divergência existente fora da amostra pode permanecer invisível.
Quando existem fontes adequadas, bancos intermediários e mecanismos automatizados de comparação, é possível ampliar significativamente a cobertura da homologação.
A homologação deve usar a mesma fonte utilizada na migração?
Sempre que possível, é recomendável utilizar fontes independentes de evidência.
Existe uma razão simples.
Se uma determinada interpretação incorreta foi aplicada durante a extração ou transformação e a conferência utiliza exatamente a mesma lógica e a mesma fonte, o erro pode acabar sendo reproduzido na própria validação.
Por isso, dependendo do cenário, a homologação pode utilizar combinações como:
-
sistema legado;
-
relatórios emitidos pelo legado;
-
arquivos de conferência;
-
XMLs do eSocial;
-
bases intermediárias;
-
sistema de destino;
-
relatórios emitidos pelo novo sistema;
-
evidências fornecidas pelo cliente.
Em alguns projetos, inclusive, o eSocial pode funcionar como uma fonte adicional de informações para reconstrução, complemento ou conferência de determinados dados. Base Estruturada do eSocial
Quanto maior a independência entre migração e validação, maior tende a ser a capacidade de identificar divergências.
Quem deve homologar uma migração de Folha de Pagamento?
A homologação normalmente envolve diferentes participantes.
A equipe de implantação conhece as regras e estruturas do novo sistema.
A equipe de RH ou Departamento Pessoal conhece os processos e particularidades da empresa.
A equipe responsável pela migração conhece as regras de transformação aplicadas aos dados.
Em determinados projetos, porém, o cliente pode não possuir equipe disponível, tempo ou conhecimento técnico para executar uma conferência extensa.
Também existem cenários nos quais é desejável separar quem realizou a migração de quem executará a homologação.
Por isso, a homologação pode ser realizada como uma atividade independente do próprio projeto de migração.
É possível contratar somente a homologação dos dados?
Sim.
A homologação não precisa obrigatoriamente ser executada pela empresa que realizou a migração.
Uma organização pode ter os dados migrados:
-
pela própria equipe;
-
pelo fabricante do sistema;
-
por uma consultoria;
-
por um canal ou revenda;
-
por um BPO;
-
por uma empresa especializada.
E contratar separadamente uma estrutura de homologação para validar o resultado.
Essa independência pode ser especialmente interessante em projetos críticos ou quando o cliente deseja ampliar o nível de segurança antes da entrada em produção.
A Audpay, por exemplo, estruturou um serviço específico para esse cenário. Motor de Homologação de Dados
Quando a homologação deve começar?
A homologação não deveria ser lembrada apenas na véspera do go-live.
O ideal é que sua estratégia seja definida ainda durante o planejamento da migração.
Isso permite estabelecer previamente:
-
quais dados serão comparados;
-
quais fontes serão utilizadas;
-
quais relatórios serão necessários;
-
quais critérios definirão uma divergência;
-
quais evidências serão produzidas;
-
quem será responsável pela análise;
-
como inconsistências serão tratadas.
Quando essas decisões são tomadas antecipadamente, a homologação deixa de ser uma conferência improvisada no final do projeto e passa a fazer parte da metodologia de implantação.
O que é um Book de Homologação?
Além de identificar divergências, um processo estruturado de homologação pode produzir evidências das validações realizadas.
Um Book de Homologação organiza essas evidências e demonstra quais informações foram verificadas, quais critérios foram utilizados e quais resultados foram encontrados.
Dependendo do projeto, ele pode conter:
-
indicadores de registros analisados;
-
comparativos quantitativos;
-
resultados das validações;
-
divergências identificadas;
-
evidências de conferência;
-
registros de tratamento;
-
conclusão da homologação.
Isso aumenta a rastreabilidade e facilita a participação das equipes responsáveis pela aprovação da migração.
Homologação reduz o risco do go-live?
Nenhum processo elimina completamente todos os riscos de uma implantação.
Entretanto, uma homologação estruturada reduz a dependência de conferências manuais e aumenta a capacidade de identificar inconsistências antes que elas se transformem em problemas operacionais.
Uma divergência identificada durante a homologação pode ser corrigida dentro do projeto.
A mesma divergência descoberta depois da entrada em produção pode impactar usuários, históricos, cálculos, atendimento interno e o cronograma da implantação.
Por isso, homologação não deve ser vista apenas como uma formalidade de encerramento.
Ela é um mecanismo de controle de qualidade da migração.
Motor de Homologação de Dados® Audpay
A Audpay desenvolveu o Motor de Homologação de Dados® para apoiar empresas, fabricantes de software, canais, consultorias e BPOs na validação de dados após processos de migração.
A proposta é utilizar automação, bases intermediárias, regras de comparação e evidências para ampliar a cobertura das validações e identificar divergências entre as informações esperadas e os dados disponíveis no sistema de destino.
O serviço pode ser utilizado tanto em migrações executadas pela própria Audpay quanto em projetos conduzidos por terceiros.
Isso significa que uma empresa não precisa contratar a migração da Audpay para utilizar a homologação.
Sua equipe implanta. Sua equipe ou seu parceiro migra. A Audpay pode homologar.
Para conhecer outros cenários de migração e projetos já realizados, consulte também Cases de Migração.
Como saber se sua migração precisa de uma homologação independente?
Algumas perguntas ajudam a avaliar:
Quem está conferindo os dados depois das cargas?
Qual percentual das informações está sendo efetivamente validado?
A conferência é realizada apenas por amostragem?
Existem comparações entre origem e destino?
A ficha financeira está sendo confrontada?
Os históricos estão sendo verificados?
Existem evidências documentadas da homologação?
Quem realizou a migração também é a única fonte utilizada para validá-la?
Se essas perguntas não possuem respostas claras, vale revisar a estratégia de homologação antes do go-live.
Migração não termina quando a carga termina
A transferência de dados é apenas parte do processo.
Uma migração segura precisa permitir responder uma pergunta muito mais importante:
Os dados que deveriam chegar realmente chegaram — e chegaram corretamente?
É essa resposta que a homologação procura fornecer.
Em projetos de Folha de Pagamento e RH, nos quais cada registro representa parte da história profissional de uma pessoa, essa conferência não deve ser tratada como detalhe.
Ela faz parte da qualidade da implantação.
Guia Definitivo da Migração de Dados de RH e Folha de Pagamento
Precisa homologar uma migração de dados?
A Audpay atua exclusivamente com dados de RH, Departamento Pessoal e Folha de Pagamento e pode executar a homologação mesmo quando a migração foi realizada por outra empresa ou pela própria equipe do cliente.
Conheça o Motor de Homologação de Dados e avalie como ampliar a cobertura de validação do seu projeto antes do go-live.
