Planilhas fazem parte de praticamente todo projeto de implantação e podem ser excelentes ferramentas.
O problema aparece quando passam a ser utilizadas para reconstruir manualmente grandes volumes de informações que já existem no legado.
O problema não é a planilha
Para projetos pequenos, pouco histórico e equipe disponível, o modelo manual pode ser o mais eficiente.
Mas imagine uma empresa com 2.000 colaboradores, dez anos de históricos, múltiplas empresas, férias, afastamentos e ficha financeira.
Solicitar que RH reconstrua tudo isso pode transformar o cliente em uma equipe temporária de migração.
O custo da atividade não desaparece
Se a migração não é contratada, alguém ainda precisa extrair relatórios, copiar dados, interpretar códigos, preencher layouts, conferir arquivos e corrigir rejeições.
O custo apenas muda de lugar.
Trabalhar diretamente com as fontes
Dados podem vir de:
bancos;
APIs;
arquivos nativos;
TXT;
CSV;
XML;
relatórios;
Excel;
PDF.
A partir daí:
Legado → Extração → Tratamento → DE-PARA → Layout do novo HCM
A planilha pode continuar existindo, mas como saída automatizada.
Um layout pode ser gerado automaticamente
Se os dados existem na origem, é possível mapear:
Campo origem → regra → campo destino
e gerar o arquivo no formato necessário.
DE-PARA continua sendo necessário
Automação não elimina decisões.
Cargos, sindicatos, horários, eventos, filiais e estruturas podem possuir códigos diferentes.
O cliente continua sendo fundamental para decisões funcionais.
Quando planilha manual faz sentido?
Volume pequeno.
Pouco histórico.
Informações que precisam ser reconstruídas.
Origem sem dados confiáveis.
Saneamento manual desejado.
Quando ETL pode fazer mais sentido?
Quanto maior o volume, histórico, diversidade e complexidade, maior tende a ser o benefício da automação.
Impacto no cronograma
O cliente já participa de reuniões, testes, treinamentos, integrações e operação normal.
Adicionar preparação manual extensa pode competir diretamente com essas tarefas.
Implantação e migração podem trabalhar em paralelo.
Isso também vale para Escritórios e BPOs
O onboarding de um novo cliente pode exigir trazer dados da operação anterior.
Se cada entrada exigir reconstrução manual, o crescimento da carteira aumenta o esforço.
O papel da Audpay
Quando existe acesso às fontes, a Audpay pode trabalhar com extração, mineração, transformação e geração de layouts.
O objetivo não é eliminar planilhas.
É evitar que um arquivo de importação vire centenas de horas de digitação.
Conclusão
Antes de pedir que o cliente preencha uma planilha, vale perguntar:
Essas informações já existem no sistema atual?
Se sim:
É possível extraí-las e transformá-las automaticamente?
