Como está o processo de adequação à LGPD na sua empresa?

Você sabe quais informações não podem faltar no seu termo de gestão de dados pessoais?

A Lei 13.709/2018 que disciplina a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, não exige que os empregadores peçam “autorização” para os trabalhadores, para tratar dados pessoais exigidos por Lei, mas destaca a obrigatoriedade de dar publicidade sobre o tratamento de dados, compartilhamento, acesso, qualidade, transparência e finalidade.

Confira neste atigo algumas dicas práticas.

1 – Operadores dos Dados Pessoais:

Dar publicidade ao trabalhador, sobre os operadores dos seus dados pessoais. Se a folha de pagamento for terceirizada, o fornecedor de serviços da folha de pagamento. Se a folha for internalizada, destacar o fornecedor do software.

Destacar o nome do escritório/fornecedor, endereço, site e telefone.

2 – Compartilhamento de Dados:

Relacionar no termo, para quais empresas o empregador compartilha os dados pessoais dos empregados. Destacamos aqui algumas empresas que geralmente os dados são compartilhados pelo RH: Plano de Saúde, Vale Alimentação, Vale Transporte, Seguradoras, Bancos, Empresas de saúde ocupacional, etc.

Empresa Plano de Saúde – www.planodesaude.com.br;

Empresa Vale Alimentação – www.valealimentacao.com.br;

Empresa Vale Transporte – www.valetranp.com.br

Empresa Saúde e Segurança do Trabalho – www.saudeseg.com.br

Empresa Banco XPTO www.bancoxpto.com.br

3 – Dados sensíveis:

Incluir cláusula específica para detalhar a coleta de tratamento de dados sensíveis, conforme cada caso, bem como a sua finalidade.

Os dados sensíveis são: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

4 – Dados de crianças e adolescentes:

Incluir cláusula específica para detalhar a coleta de tratamento de dados de crianças e adolescentes e a finalidade dos seus respectivos tratamentos.

Geralmente esses dados são coletados para fins de gestão de benefícios com planos de saúde, seguros, salário família e dependentes para imposto de renda.

5 – Sistemas:

Relacionar e dar publicidade os trabalhadores, sobre quais sistemas a empresa armazena seus dados, tais como: Folha de Pagamento, Controle de Ponto, Admissão Digital, Assinatura Eletrônica, conforme o caso.

6 – Finalidade Determinada:

Constar uma cláusula, com detalhamento dos operadores para quais os dados são compartilhados, bem como os sistemas em que os dados são tratados, e suas respectivas finalidades, exemplo:

7 – Livre Acesso, Qualidade e Transparência:

Dar publicidade ao trabalhador, sobre os canais em que ele pode ter acesso aos seus dados pessoais tratados pelo empregador, para validar a qualidade e transparências das informações, e solicitar a devidas atualizações quando necessário.

O acesso pode ser via canais de autoatendimento, portal de gestão de colaboradores, até um e-mail de contato/relacionamento.

8 – Duração do tratamento:

Destacar no termo, que mesmo após o desligamento do trabalhador, os dados pessoais continuarão armazenados nos sistemas de gestão de folha de pagamento, durante o tempo necessário, obedecendo as exigências legais, trabalhistas, previdenciárias e fiscais para cumprir as finalidades de guarda de documentos e seus prazos legais.

Observando esses itens, o termo de gestão de dados pessoais irá conter os requisitos mínimos necessários, conforme as exigências da Lei 13.709/2018.

Por Fábio Carvalho, Diretor na Audpay.

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